Datenschutzerklärung

BayWa AG
Arabellastr. 4
81925 München

E-Mail: info1 (at) baywa.de

Tel: 089/9222-0

ist als Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) dafür zuständig, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Bei Fragen zur Datenverarbeitung, zu Ihren Rechten oder zur Datenschutzerklärung steht Ihnen auch der Datenschutzbeauftragte der BayWa gerne zur Seite. Diesen erreichen Sie unter: datenschutzbeauftragter (at) baywa.de

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten von Ihnen beim Aufruf des Hinweisgebersystems erhoben werden, zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt, welche Möglichkeiten Sie haben, um die Erhebung und Verarbeitung der Daten selbst zu steuern und wann die Daten gelöscht werden.
 

2.1 Daten, die Sie uns mitteilen

In der Regel können Sie diese Webseiten nutzen, ohne dass Sie uns persönliche Informationen mitteilen. Grundsätzlich ist auch die aktive Nutzung des Hinweisgeber-Systems ohne die Angabe von personenbezogenen Daten möglich. Sie können Ihrem Hinweis allerdings zusätzlich Dokumente oder Bilder beifügen, aus denen sich über enthaltene Informationen oder Metadaten ein Personenbezug ergeben kann. Wenn Sie dies vermeiden wollen, müssen Sie vor der Übermittlung von Dateien diese Informationen entfernen.

Sofern Sie bei einer Meldung eine Rückantwort zulassen, generieren wir für Sie persönliche Anmeldeinformationen. Diese Anmeldeinformationen dienen dazu, dass Sie Ihren Hinweis ergänzen sowie Rückantworten einsehen können, einen Personenbezug können wir dadurch nicht herstellen. Detaillierte Informationen zum Hinweisgeber-System finden Sie unter dem Ziffer 5 „Nutzung des Hinweisgeber-Systems“ dieser Datenschutzhinweise.

2.2 Daten, die wir durch Ihre Nutzung unserer Dienste erhalten

Einige Daten fallen automatisch und aus technischen Gründen bereits dann an, wenn Sie diese Webseite besuchen. Die folgenden Informationen werden temporär im Arbeitsspeicher des Servers erfasst und automatisch gelöscht, sobald Sie die Webseite schließen:

• Ihre IP-Adresse
• die Webseite, von der Sie kommen,
• die Seiten, die Sie anklicken,
• Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
• Name Ihres Internet Service Providers
• Ihr Browsertyp und dessen Version
• das Betriebssystem Ihres Endgeräts

2.3 Zwecke dieser Datenverarbeitung

Die vorübergehende Verarbeitung dieser Daten ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an Ihren Rechner zu ermöglichen und um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen.

2.4 Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten vorübergehend auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die technische Funktionsfähigkeit der Webseite zu ermöglichen. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen und wir werden diese auch nicht mit den eingehenden Meldungen abgleichen. Die oben genannten Daten werden gelöscht, sobald Sie die Webseite schließen und damit für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter der Ziffer 3 dieser Datenschutzhinweise.

2.5 Speicherdauer und Steuerungsoptionen

Die Daten sind nur flüchtig im Arbeitsspeicher vorhanden und werden nicht dauerhaft gespeichert. Sobald Sie die Internetseite des Hinweisgebersystems schließen, werden diese Daten im Arbeitsspeicher des Servers gelöscht, ein Zugriff auf diese Log-Daten ist nicht möglich.

2.6 Weitergabe von Daten

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von uns nicht an Dritte übermittelt. Sofern im Einzelfall eine Übermittlung an Dritte stattfindet, finden Sie die entsprechenden Hinweise in diesen Datenschutzhinweisen. Wir stellen durch entsprechende Maßnahmen und regelmäßige Kontrollen sicher, dass die von uns erhobenen Daten nicht durch Unbefugte von außen eingesehen oder abgegriffen werden können.

Bei „Cookies“ handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone, etc.) gespeichert werden. In Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. Dabei lassen sich folgende Arten von Cookies unterscheiden.

3.1 Arten von Cookies

Auf diesen Seiten verwenden wir nur technisch notwendige Cookies, welche benötigt werden, um Ihre Browser-Sitzung zu identifizieren. In diesen Cookies wird eine eindeutige Kennung abgelegt, um das Hinweisgeber-System über mehrere Unterseiten verteilt anbieten zu können. Diese Cookies werden beim Schließen des Browser-Fensters automatisch wieder gelöscht (Session-Cookies).

3.2 Einsatz von Cookies auf unserer Webseite

Die durch die für den Betrieb einer Webseite notwendigen Cookies verarbeiteten Daten sind zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

Sie haben die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies und können in Ihrem Browser Cookies löschen, das Speichern von Cookies gänzlich deaktivieren oder bestimmte Cookies selektiv akzeptieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Browsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Hierdurch kann die Funktionalität unserer Webseiten eingeschränkt sein.

3.3 Wir verwenden folgende Cookies

(1) cookieconsent_status
Zweck: Speichert den Zustand vom Cookie-Hinweis-Fenster, damit dieses gezeigt oder ausgeblendet wird.
Speicherdauer: 1 Jahr

(2) PHPSESSID
Zweck: Behält die Zustände des Benutzers bei allen Seitenanfragen bei.
Speicherdauer: Session

(3) fe_typo_user
Zweck: Behält die Zustände des Benutzers bei allen Seitenanfragen bei.
Speicherdauer: Session 

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden.

4.1 Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Daten, sowie Ihr Anliegen. Alle Daten, die Sie uns übermitteln, werden verschlüsselt zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen.

4.2 Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt durch die Mitarbeiter der Compliance- Abteilung ausschließlich auf Grundlage und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

4.3 Rechtsgrundlage

Das Hinweisgeberschutzgesetz vom 31. Mai 2023 ist am 02. Juli 2023 in Kraft getreten. Damit liegt eine rechtliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems vor. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG. Dabei umfasst die Norm auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten aus Art. 9 DSGVO.
 

Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen einen besonders geschützten Kommunikationsweg anzubieten, der die Entgegennahme von Anfragen oder Hinweisen zu vermeintlichem oder tatsächlichen Compliance Fehlverhalten ermöglicht.

4.4. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie wir sie für den konkreten Verarbeitungszweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen benötigen. 

Mit dem Hinweisgeber-System können Sie anonyme Hinweise zu verschiedenen Themen wie Korruption, Geldwäsche oder Betrug geben. Sie können das System ohne Angabe von personenbezogenen Daten nutzen.

Wir verarbeiten nur Daten, die Sie uns aktiv und freiwillig mitteilen. Sie müssen keinen Namen und keine Kontaktdaten angeben – Ihr Hinweis wird dennoch geprüft und bearbeitet. In mehreren Textfeldern haben Sie die Möglichkeit, Ihren Hinweis zu formulieren. Achten Sie dabei darauf, dass Sie in den Textfeldern keine personenbezogenen Daten angeben, die Sie nicht herausgeben möchten (insb. Ihre Identität).

Die von Ihnen übermittelten Daten werden im Hinweisgebersystem vollständig verschlüsselt übermittelt und gespeichert. Erst die fallbearbeitende Person der BayWa AG kann auf den Hinweis zugreifen und ihn entschlüsseln.

Technisch bedingt haben sorgfältig ausgewählte Dienstleister Zugriff auf das System im Rahmen des Betriebs und der Wartung des Systems. Diese Dienstleister können in keinem Fall auf die Daten zugreifen.

Wenn Sie Rückfragen bzw. Rückantworten zulassen, erhalten Sie eine Benutzerkennung und müssen selbst ein Passwort festlegen, mit dem Sie Antworten einsehen oder Nachfragen beantworten können. Im Rahmen von Rückfragen bzw. Rückantworten erhalten wir aus dem System statistische Daten zu Erstellungs- bzw. Änderungsdaten des Hinweises.

Abhängig vom Hinweis kann eine Weitergabe von Daten erfolgen, wenn öffentliche Stellen zu einem Ermittlungsverfahren eingeschaltet werden bzw. eingeschaltet werden müssen. Wenn Ihr Hinweis eine betreute Tochtergessellschaft betrifft, kann – soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist – auch eine Weitergabe von Daten an diese Tochtergesellschaft erfolgen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung dieser Daten ist entweder Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie Rückantworten zulassen oder unser berechtigtes Interesse an solchen Anfragen oder Hinweisen nach Art. 6 Abs. 1. lit f DSGVO.

Ihnen stehen die nachfolgenden Rechte zu, deren Inanspruchnahme für Sie kostenlos ist. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei anonymen Hinweisen die Ausübung der Rechte in der Regel nur bedingt möglich ist, da wir Ihre Identität nicht verifizieren und mit dem Hinweisgeber abgleichen können. Damit wir im Falle eines Auskunftsersuchens eine Identitätsprüfung wirksam durchführen können, wird es notwendig sein, dass Sie uns auf einem anderen Weg Informationen zu Ihrer Person sowie zu dem von Ihnen gegebenen Hinweis mitteilen. Zudem wird es ggfs. nicht möglich sein, Auskunft zu personenbezogenen Daten zu Ihrer Person zu liefern, wenn Sie in einem Hinweis benannt oder ggfs. beschuldigt werden, da möglicherweise die Interessen anderer Personen hier entgegenstehen. Gleiches gilt für die weiteren Rechte wie bspw. Widerspruch, Berichtigung oder Löschung.

6.1 Widerruf der Einwilligung

Sie können ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf solche Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne Ihre Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

6.2 Weitere Betroffenenrechte

Darüber hinaus stehen Ihnen nach den Artikeln 15 bis 21 und 77 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Betroffenenrechte zu:

6.2.1 Auskunft
Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihnen Auskunft darüber erteilen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO.

6.2.2 Berichtigung
Sie können die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

6.2.3 Löschung
Zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten: Bitte beachten Sie, von der Löschung ausgenommen sind Daten, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

6.2.4 Einschränkung der Verarbeitung
Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder Sie Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt haben. Dies führt dazu, dass Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

6.2.5 Widerspruch gegen die Datenverarbeitung
Wenn wir im Rahmen einer Interessenabwägung Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie das jederzeitige Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen.

Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch, beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten. Eine Weiterverarbeitung bleibt aber vorbehalten, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Sie können bei Vorliegen besonderer Gründe jederzeit den Datenverarbeitungen widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen, Art. 21 DSGVO.

6.2.6 Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

6.2.7 Recht auf Beschwerde
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde bzw. unserem Unternehmen zu beschweren, insofern Sie einen Grund zur Beanstandung haben sollten. Für die Inanspruchnahme von Rechten gegenüber unserem Unternehmen wenden Sie sich bitte an die am Anfang dieser Datenschutzhinweise aufgeführten Kontaktstelle.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist
das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

Sofern keine rechtlichen Bedingungen dies erfordern, speichern wir Ihren Hinweis bis zu drei Jahre nach Abschluss unserer Untersuchungen. Ist dieser Zeitpunkt erreicht, werden Ihre Daten vollständig anonymisiert und lediglich in Form von statistischen Daten weiterverarbeitet, sofern keine weitere Speicherung erforderlich ist. Grundsätzlich ist denkbar, dass Daten zu einem Hinweis bspw. bei Behörden zur Strafverfolgung auch länger gespeichert werden – darauf haben wir keinen Einfluss.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage der erhobenen personenbezogenen Daten findet nicht statt.

Wir verwenden das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der oberen Statusleiste Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.


Stand: Mai 2023