Nuestras filiales utilizan nuestro sistema de denuncia como oficina interna de denuncias común. Nuestras filiales con más de 250 empleados han solicitado a la sociedad matriz que ponga este sistema de denuncia también a disposición de estas filiales más grandes. Las normas internas garantizan la confidencialidad de las denuncias dirigidas a estas filiales.
Información general para los denunciantes
Se recomienda encarecidamente a todos los empleados que se pongan en contacto con su jefe/a competente o con la organización de cumplimiento de BayWa si tienen dudas sobre las normas aplicables, si tienen preguntas al respecto o si tienen conocimiento de que alguien está actuando de forma indebida o deshonesta en el desempeño de su trabajo para nuestra empresa o para uno de nuestros socios comerciales. Esto puede ayudar a evitar que los pequeños problemas se conviertan en grandes problemas. Las preguntas y comentarios al jefe o a la jefa competente o a la organización de Compliance de BayWa deben hacerse siempre abiertamente.
Este sistema de denuncia también representa el procedimiento de denuncia de la ley alemana sobre diligencia debida en la cadena de suministro (abreviada «LkSG»). Tiene por objeto permitir a las personas denunciar los riesgos relacionados con los derechos humanos y el medio ambiente, así como las infracciones de las obligaciones relacionadas con los derechos humanos o el medio ambiente derivadas de las acciones económicas de nuestra empresa en su propio sector de actividad o de un proveedor directo o indirecto de nuestra empresa.
Personas de contacto
¿Desea ponerse en contacto con nosotros personalmente o tiene preguntas sobre el cumplimiento de la normativa y consejos sobre posibles infracciones? Estaremos encantados de ayudarle.
Le rogamos tenga en cuenta que no se puede garantizar totalmente la confidencialidad cuando se pone en contacto con nosotros directamente.
Contacto directo con el Cumplimiento Corporativo de BayWa AG
¿Qué queremos conseguir con el sistema de denuncias?
Preferimos una comunicación abierta. El primer punto de contacto para ello son siempre los directivos.. Sin embargo, los empleados también pueden ponerse en contacto con la organización de Compliance de BayWasi quieren realizar consultas o denuncias en cualquier momento. Si la persona denunciante no desea revelar su identidad, también aceptamos consultas o denuncias anónimas.
Hacemos un seguimiento de todas las denuncias y no toleramos ningún tipo de discriminación ni represalia contra las personas que presentan denuncias ante nosotros. Esto se aplica incluso si la denuncia no se considera justificada en una investigación posterior, a menos que dicha denuncia contenga información incorrecta de forma deliberada o por negligencia grave Si presenta una denuncia de manera anónima, no existe ninguna forma técnica que permita identificarle, a menos que la información que proporcione permita sacar conclusiones sobre su persona.
¿Para qué pueden utilizar los empleados, los proveedores y las personas afectadas de nuestra cadena de suministro/valor el sistema de denuncia?
La persona denunciante puede utilizar el sistema de denuncia para dirigirse de forma online a la empresa y así
- realizar consultas sobre las directrices y cuestiones de cumplimiento o
- proporcionar información sobre hechos que se refieran a posibles violaciones de las normas o actos desleales (por ejemplo, corrupción, violación de derechos humanos o normativas medioambientales) por parte de la empresa o sus empleados, así como puntos débiles en el proceso, áreas de riesgo no reconocidas previamente u oportunidades de mejora.
- comunicar información sobre los riesgos relacionados con los derechos humanos y el medio ambiente, así como infracciones de las obligaciones relacionadas con los derechos humanos y el medio ambiente en nuestra cadena de suministro.
¿Por qué se puede utilizar el sistema tanto para las consultas como para las denuncias?
Nuestra integridad y el cumplimiento de las normas nos afectan todos. En los casos graves, las infracciones de las normas y la deslealtad pueden poner en peligro a toda la empresa o los puestos de trabajo individuales. Por ello, todo empleado está obligado a mantener los ojos abiertos, a plantear cualquier anomalía que pueda ser indicio de infracción de las normas o de deslealtad, y a pedir consejo en caso de duda sobre su propia conducta o la de sus compañeros.
Nuestro objetivo es detectar los posibles puntos débiles en una fase temprana para poder introducir mejoras a tiempo. Al final, es irrelevante por qué medio y de qué forma nos llega la información relevante. Por lo tanto, una pregunta también puede indicar una necesidad de mejora.
¿Qué pasa con mi consulta o mi denuncia?
Corporate Compliance (“persona encargada del caso”) es la primera en recibir su consulta o denuncia.
La persona encargada del caso evaluará primero
- si se trata de una pregunta de asesoramiento que puede responderse inmediatamente y proporcionarle una respuesta adecuada a través del canal de comunicación elegido. En cada caso, puede ser necesario que la persona encargada del caso haga más preguntas de seguimiento para entender y responder adecuadamente a su pregunta.
- si se trata de un indicio de una posible conducta incorrecta, de puntos débiles o de oportunidades de mejora que requieran una investigación más profunda. La persona encargada del caso se encargará de que se tomen las medidas adicionales adecuadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa a tal efecto.
¿Cómo estoy protegido cuando hago una denuncia o una investigación?
El intercambio de información a través del sistema de denuncia se realiza totalmente de forma encriptada. No es posible que personas no autorizadas vean el contenido.
En primer lugar, puede optar por permanecer en el anonimato o facilitar sus datos de contacto cuando envíe su consulta o denuncia. Si decide permanecer en el anonimato, no habrá forma de identificarle, a menos que la información que proporcione pueda utilizarse para sacar una conclusión sobre su persona.
La persona denunciante está sujeta a las disposiciones especiales de protección de la ley de protección de los denunciantes, siempre que en el momento de la denuncia tuviera motivos razonables para creer que la información comunicada por ella era cierta y que la información se refiera a infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la ley de protección de los denunciantes (delitos penales, determinadas infracciones administrativas), o que en el momento de la denuncia o revelación tuviera razones justificadas para creer que así era.
La persona denunciante no estará protegida si la información es incorrecta de forma intencionada o por negligencia grave (denuncia falsa). En este caso, la persona denunciante estará obligada a compensar los daños y perjuicios ocasionados (artículo 38 de la ley de protección de denunciantes, HinSchG).
¿Cómo puedo comunicarme con la persona encargada del caso o recibir información sobre el resultado del procedimiento?
Si desea recibir una respuesta a su consulta o denuncia sin revelar su identidad, marque la casilla "Permitir respuestas" en la máscara de entrada. El sistema asignará un "token" transaccional a su solicitud. También se le pedirá que establezca una contraseña. La respuesta a su consulta o denuncia se proporcionará de manera digital, de forma que podrá acceder a ella con su contraseña y el "token de transacción". Si pierde estos datos de acceso, ya no podrá acceder a esta información. En tal caso, tendrá que introducir una nueva denuncia.
La persona encargada del caso le informará del curso de acción posterior una vez realizada la comprobación, siempre que sea legalmente posible. Si no selecciona el campo "Permitir consultas", no será posible informarle.
¿También tengo la opción de enviar archivos o imágenes con una nota?
Sí, es posible adjuntar archivos o imágenes a una denuncia o consulta. Sin embargo, por motivos de seguridad, únicamente se permiten algunos formatos de archivo (PDF o formatos de imagen).
Tenga en cuenta que los archivos o imágenes suelen contener datos ocultos (los llamados metadatos), que pueden incluir información sobre el creador del archivo o, en el caso de las imágenes, a menudo las coordenadas del lugar donde se tomó la imagen. Si quiere proteger su anonimato, debes eliminar estos metadatos. Si necesita ayuda con esto, puede encontrar instrucciones sencillas en Internet.
¿Recibiré un acuse de recibo?
¿Qué tengo que hacer si quiero una reunión personal?
Si desea una reunión presencial, marque la casilla "Reunión presencial solicitada" y también la casilla "Permitir consulta" para que el gestor del caso pueda ponerse en contacto con usted para coordinar los detalles. Por favor, describa brevemente en el cuadro de entrada dónde y cómo es posible una reunión en persona con usted.
¿Y si mi pregunta o referencia se refiere a un asunto en el que yo mismo he infringido las normas o he actuado de forma deshonesta?
Si su pregunta o aviso sobre una infracción de las normas por su parte le lleva a incriminarse, esto no le protege de las acciones que en ese caso correspondan en virtud de la legislación laboral o, en su caso, penal. Sin embargo, a la hora de decidir, se puede tener en cuenta la contribución que alguien haya hecho al esclarecimiento de las infracciones de las normas y a la prevención de nuevos riesgos mediante su propia información.
¿Se guardará mi consulta o mi denuncia?
Sí.
El sistema de denuncia almacena la información que usted proporciona, así como una evaluación de la unidad de negocio en cuestión y la importancia de la denuncia. Además, el sistema también almacena la comunicación con usted a través del "buzón digital", las notas de tramitación del supervisor del caso y las medidas adoptadas o las conclusiones extraídas en el curso posterior de la tramitación.
En la medida en que se traten datos personales en el proceso, sólo se tratarán en el marco de las disposiciones de la ley de protección de datos. Una transferencia automatizada de los datos almacenados no está técnicamente prevista y no tiene lugar.
¿Se informa a los empleados afectados sobre mi consulta o mi denuncia?
¿Puede mi jefe o jefa responsable inspeccionar mi consulta o denuncia si insiste en ello?
No.
Tanto la primera persona encargada de tramitar su consulta o denuncia como los departamentos de la empresa que puedan participar en el tratamiento posterior están obligados a mantener la confidencialidad. Esto significa también que ninguna persona a la que no se le haya confiado la tramitación de la consulta, la denuncia o los resultados de la investigación relacionados con ella puede tener conocimiento de la misma.
¿Debo contar con que se realicen investigaciones como resultado de mi consulta o denuncia?
Sí.
La empresa tiene la obligación de investigar razonablemente todas las presuntas infracciones de cumplimiento. Por lo tanto, si hay indicios de una conducta incorrecta, debilidades u oportunidades de mejora, incluidas las solicitudes de asesoramiento cuando proceda, se llevarán a cabo las comprobaciones necesarias. De lo contrario, su denuncia no llegaría a ninguna parte.
Si proporciona información más detallada sobre los hechos del caso o adjunta documentos a su notificación, debe ser consciente de que esto puede dar lugar a que se revele su identidad.
¿Pueden terceras personas, como las autoridades de investigación externas, tener acceso a mi investigación o consejo o al resultado de una investigación posterior?
Sí.
Las autoridades gubernamentales tienen acceso a toda la información que posee la empresa en el marco de sus competencias de investigación. En el curso de una investigación, las autoridades pueden exigir, sobre la base de una orden judicial, la entrega de todos los documentos en poder de la empresa relacionados con un incidente específico, y también pueden realizar registros. La empresa puede evitar estas órdenes de incautación o medidas de registro entregando los documentos pertinentes.
En casos concretos, esto incluye también la información disponible en el sistema de denuncias sobre un incidente específico.
¿Cómo es la relación con las "oficinas de denuncia externas"?
Las personas que tengan la intención de comunicar información sobre una infracción de la normativa cubierta por la ley alemana de protección de los denunciantes pueden elegir entre ponerse en contacto con una oficina de denuncias interna de la empresa (es decir, este sistema de denuncias) o con una oficina de denuncias externa. El Gobierno federal ha establecido una oficina externa de denuncias en la Oficina Federal de Justicia.
En caso de que una infracción denunciada internamente no haya sido subsanada, el denunciante podrá dirigirse a una oficina de denuncias externa.
Sin embargo, para poder iniciar la tramitación de las denuncias lo antes posible, le rogamos que se ponga en contacto primero con la oficina de denuncias interna.