Sistema
de Denuncias

Preferimos una comunicación abierta. El primer punto de contacto para ello es la dirección de la empresa. Sin embargo, los denunciantes también pueden ponerse en contacto con la organización responsable de cumplimiento de BayWa con preguntas o consejos en cualquier momento. Si los denunciantes no desearan revelar su identidad, también aceptamos consultas o denuncias anónimas.

Hacemos un seguimiento de todas las denuncias y no toleramos ningún tipo de discriminación ni represalia contra las personas que nos denuncian. Esto se aplica incluso si la denuncia no se considera justificada en una investigación posterior, a menos que dicha denuncia se haya hecho de forma notablemente difamatoria. Sin embargo, no existe ninguna forma técnica que permita identificarle, a menos que la información que Ud. proporcione pueda utilizarse para identificarle.

Los denunciantes pueden utilizar el sistema de denuncia para presentar online denuncias a la empresa:

• realizar consultas sobre las directrices y cuestiones de cumplimiento o
• proporcionar información sobre hechos que se refieran a posibles violaciones de las normas o actos desleales por parte de la empresa o sus empleados (por ejemplo, corrupción, vulneración de los derechos humanos o de normas medioambientales), así como puntos débiles en el proceso, áreas de riesgo no reconocidas previamente u oportunidades de mejora.

Nuestra integridad y el cumplimiento de las normas nos afectan todos. En los casos graves, las infracciones de las normas y la deslealtad pueden poner en peligro a toda la empresa o los puestos de trabajo individuales. Por ello, todo empleado está obligado a mantener los ojos abiertos, a plantear cualquier anomalía que pueda ser indicio de infracción de las normas o de deslealtad, y a pedir consejo en caso de duda sobre su propia conducta o la de sus compañeros.

Nuestro objetivo es detectar los posibles puntos débiles en una fase temprana para poder introducir mejoras a tiempo. Al final, es irrelevante por qué medio y de qué forma nos llega la información relevante. Por lo tanto, una pregunta también puede indicar una necesidad de mejora.

El "gestor del caso" es el primero en recibir su consulta o denuncia. Este es Departamento de Cumplimiento de la empresa.
 
El gestor del caso evaluará primero 
 
si se trata de una pregunta de asesoramiento que puede responderse inmediatamente y proporcionarle una respuesta adecuada a través del canal de comunicación elegido. En cada caso, puede ser necesario que el supervisor del caso haga más preguntas de seguimiento para entender y responder adecuadamente a su pregunta. 
 
Si se trata de un indicio de una posible conducta incorrecta, de puntos débiles o de oportunidades de mejora que requieran una investigación más profunda. El supervisor del caso se encargará de que se tomen las medidas adicionales adecuadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa para ello.

Tenga en cuenta que, en algunos países, solo se permiten la recepción y el tratamiento de denuncias anónimas cuando se trate, en particular, de denuncias relativas a infracciones de los controles contables internos, corrupción, legislación de competencia o violaciones de los derechos humanos y medioambientales (los denominados "factores duros"). En el caso de usted tuviera conocimiento de hechos más leves o sobre los denominados "factores blandos", no será posible, en principio, procesar una denuncia anónima.

El intercambio de información a través del sistema de denuncia se realiza totalmente de forma encriptada. No es posible que personas no autorizadas vean el contenido.

En primer lugar, puede optar por permanecer en el anonimato o facilitar sus datos de contacto cuando envíe su pregunta o consejo. Si decide permanecer en el anonimato, no hay forma de identificarle, a menos que la información que proporcione pueda utilizarse para sacar una conclusión sobre su persona.

Si desea una respuesta personal, incluya sus datos de contacto, nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y función en la empresa en el texto de su consulta. Sus datos personales estarán a disposición del departamento de la empresa que se encargue de su consulta. Trataremos sus datos de contacto de forma confidencial en la medida en que sea legalmente posible.

Si desea recibir una respuesta a su pregunta o información sin revelar su identidad, marque la casilla "Permitir respuesta" en la máscara de entrada. El sistema asignará un "token" transaccional a su solicitud. También se le pedirá que establezca una contraseña. La respuesta a su pregunta o sugerencia se colocará en un "buzón digital", al que podrá acceder posteriormente con su contraseña y el "token de transacción". Si pierde estos datos de acceso, ya no podrá acceder al buzón. En tal caso, tendrá que introducir una nueva referencia.

El gestor del caso le informará del curso de acción posterior una vez realizada la comprobación, si es posible. Si no selecciona el campo "Permitir consulta", no será posible informarle.

Sí, es posible adjuntar archivos o imágenes a una notificación o solicitud.

Tenga en cuenta que los archivos o imágenes suelen contener datos ocultos (los llamados metadatos), que pueden incluir información sobre el creador del archivo o, en el caso de las imágenes, a menudo las coordenadas del lugar donde se tomó la imagen. Si quiere proteger su anonimato, debes eliminar estos metadatos. Si necesita ayuda con esto, puede encontrar instrucciones sencillas en Internet.

Nuestro sistema de denuncia le enviará un acuse de recibo tan pronto como su solicitud o denuncia sea recibida por el servidor.

Si desea una reunión presencial, marque la casilla "Reunión presencial solicitada" y también la casilla "Permitir consulta" para que el gestor del caso pueda ponerse en contacto con usted para coordinar los detalles. Por favor, describa brevemente en el cuadro de entrada dónde y cómo es posible una reunión en persona con usted.

Si su pregunta o aviso sobre una infracción de las normas por su parte le lleva a incriminarse, esto no le protege de las acciones que en ese caso correspondan en virtud de la legislación laboral o, en su caso, penal. Sin embargo, a la hora de decidir, se puede tener en cuenta la contribución que alguien haya hecho al esclarecimiento de las infracciones de las normas y a la prevención de nuevos riesgos mediante su propia información.

Sí.

El sistema de denuncia almacena la información que usted proporciona, así como una evaluación de la unidad de negocio en cuestión y la importancia de la denuncia. Además, el sistema también almacena la comunicación con usted a través del "buzón digital", las notas de tramitación del supervisor del caso y las medidas adoptadas o las conclusiones extraídas en el curso posterior de la tramitación.

En la medida en que se traten datos personales en el proceso, sólo se tratarán en el marco de las disposiciones de la ley de protección de datos. Una transferencia automatizada de los datos almacenados no está técnicamente prevista y no tiene lugar.

Por un lado, esto se hace si se exige legalmente y, por otro, por razones de equidad, ya que jugamos nuestras cartas cerca del pecho cuando tratamos con nuestros empleados.

No.
 

Tanto los destinatarios iniciales de su consulta o información como los departamentos de la empresa que puedan participar en el tratamiento posterior están obligados a mantener la confidencialidad. Esto significa también que ninguna persona a la que no se le haya confiado la tramitación de la investigación, el consejo o los resultados de la investigación relacionados con ella puede tener conocimiento de la misma.

Sí.

La empresa tiene la obligación de investigar razonablemente todas las presuntas infracciones de cumplimiento. Por lo tanto, si hay indicios de una conducta incorrecta, debilidades u oportunidades de mejora, incluidas las solicitudes de asesoramiento cuando proceda, se llevarán a cabo las comprobaciones necesarias. De lo contrario, su denuncia no llegaría a ninguna parte.

Si proporciona información más detallada sobre los hechos del caso o adjunta documentos a su notificación, debe ser consciente de que esto puede dar lugar a que se revele su identidad.

Sí.

Las autoridades gubernamentales tienen acceso a toda la información que posee la empresa en el marco de sus competencias de investigación. En el curso de una investigación, las autoridades pueden exigir, sobre la base de una orden judicial, la entrega de todos los documentos en poder de la empresa relacionados con un incidente específico, y también pueden realizar registros. La empresa puede evitar estas órdenes de incautación o medidas de registro entregando los documentos pertinentes.

Esto incluye también la información disponible en el sistema de denuncias sobre un incidente específico.