व्हिसलब्लोअर
सिस्टम

हम खुले संचार को प्राथमिकता देते हैं। इसके लिए संपर्क के पहले बिंदु प्रबंधक हैं। कर्मचारी किसी भी समय प्रश्नों या सुझावों के साथ BayWa में अपने कॉर्पोरेट अनुपालन अधिकारी संगठन से संपर्क कर सकते हैं। यदि कर्मचारी अपनी पहचान का खुलासा नहीं करना चाहते हैं, तो हम गुमनाम प्रश्नों या सुझावों को भी स्वीकार करते हैं।

हम सभी सूचनाओं का पालन करते हैं और हमें युक्तियों की रिपोर्ट करने वाले लोगों के विरुद्ध किसी भी प्रकार के भेदभाव को बर्दाश्त नहीं करते हैं। यह तब भी लागू होगा यदि संदर्भों को करीब से जांच करने पर उचित साबित नहीं होता है, जब तक कि ऐसे संदर्भ स्पष्ट रूप से मानहानिकारक तरीके से नहीं किए गए होते। हालाँकि, आपकी पहचान करने की कोई तकनीकी संभावना नहीं है, जब तक कि आपके विवरण स्वयं हमें आपके बारे में निष्कर्ष निकालने की अनुमति न दें।

व्हिसलब्लोअर कंपनी को ऑनलाइन रिपोर्ट करने के लिए व्हिसलब्लोइंग सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं।

• अनुपालन दिशानिर्देशों और मुद्दों के बारे में पूछताछ को संबोधित करें या
• उन तथ्यों पर जानकारी प्रदान करें जो कंपनी या उसके कर्मचारियों द्वारा नियमों के संभावित उल्लंघन या बेईमानी (उदाहरण के लिए भ्रष्टाचार, मानव अधिकारों या पर्यावरण नियमों का उल्लंघन) के साथ-साथ प्रक्रिया में कमजोरियों, जोखिम के पहले से पहचाने गए क्षेत्रों या सुधार के अवसरों की जानकारी प्रदान करते हैं।

नियमों के प्रति हमारी सत्यनिष्ठा और निष्ठा सभी को चिंतित करती है। नियमों का उल्लंघन और बेईमानी गंभीर मामलों में पूरी कंपनी या व्यक्तिगत नौकरियों को खतरे में डाल सकती है। इसीलिए, यदि उसके मन में अपने व्यवहार या उसके सहयोगियों के बारे में कोई अनिश्चितता है, तो प्रत्येक कर्मचारी को अपनी आंखें खुली रखने, नियमों या बेईमानी के किसी भी विशिष्ट उल्लंघनों को संबोधित करना और सलाह मांगना आवश्यक है।

हमारा लक्ष्य शुरुआती चरण में संभावित कमजोरियों की पहचान करना है ताकि उनमें समय रहते सुधार किया जा सके। अंत में, किसके द्वारा और किस रूप में प्रासंगिक जानकारी हम तक पहुंचती है, यह अप्रासंगिक है। इसलिए एक शंका में सुधार की जरूरत भी दिखाई जा सकती है।

आपकी पूछताछ या रेफरल पहले कॉर्पोरेट अनुपालन ("केस मैनेजर") द्वारा प्राप्त किया जाएगा।
केस सुपरवाइजर पहले यह आकलन करेगा कि,

• क्या यह एक परामर्श प्रश्न है जिसका तुरंत उत्तर दिया जा सकता है और आपको अपने चुने हुए संचार चैनल के माध्यम से उचित प्रतिक्रिया प्रदान की जा सकती है। मासले के आधार पर, केस सुपरवाइजर के लिए आपके प्रश्न को ठीक से समझने और उत्तर देने के लिए आगे अनुवर्ती प्रश्न पूछना आवश्यक हो सकता है।
• क्या वह संभावित कदाचार, कमजोरियों, या सुधार के अवसरों का संकेत है कि जिसमें आगे की जांच की आवश्यकता है। केस सुपरवाइजर कंपनी में इस उद्देश्य के लिए उपलब्ध कराई गई प्रक्रियाओं के अनुसार उचित आगे की कार्रवाई की व्यवस्था करेगा।

कृपया ध्यान दें कि कुछ देशों में अनाम सुचनाओं की प्राप्ति और प्रसंस्करण की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब वे विशेष रूप से आंतरिक लेखा नियंत्रण, भ्रष्टाचार, प्रतिस्पर्धा कानून या मानव अधिकारों के उल्लंघन और पर्यावरण संबंधी चिंताओं (तथाकथित "कठिन फ़ैक्टर्स") के उल्लंघन से संबंधित हों। यदि आपके पास सरल मामलों या तथाकथित "सॉफ्ट फ़ैक्टर्स" के बारे में जानकारी है, तो आम तौर पर एक अनाम टिप को संसाधित करना संभव नहीं है।

व्हिसलब्लोअर सिस्टम के माध्यम से सूचनाओं का आदान-प्रदान पूरी तरह से एन्क्रिप्टेड रूप में होता है। अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा सामग्री का निरीक्षण बाहर रखा गया है।

सबसे पहले, आप अपना पूछताछ या सूचना सबमिट करते समय गुमनाम रहना या अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करना चुन सकते हैं। यदि आप गुमनाम रहना चाहते हैं, तो आपकी पहचान करने का कोई तरीका नहीं है, जब तक कि आपकी जानकारी ही हमें आपके बारे में निष्कर्ष निकालने की अनुमति न दे।

यदि आप व्यक्तिगत प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो कृपया अपने अनुरोध के टेक्स्ट में कंपनी में अपना संपर्क विवरण, नाम, फोन नंबर, ईमेल पता और कार्य शामिल करें। आपका व्यक्तिगत डेटा तब कंपनी में प्रसंस्करण इकाई के लिए उपलब्ध होगा। जहां तक कानूनी रूप से संभव होगा हम आपके संपर्क डेटा को गोपनीय रखेंगे।

यदि आप अपनी पहचान बताए बिना, अपनी पूछताछ या सूचना का उत्तर चाहते हैं, तो इनपुट स्क्रीन में "प्रतिक्रिया की अनुमति दें" बॉक्स को चेक करें। सिस्टम आपकी सूचना के लिए "टोकन" से संबंधित एक ऑपरेशन असाइन करता है। आपको अभी भी पासवर्ड सेट करने के लिए कहा जाएगा। आपकी पूछताछ या सूचना का उत्तर "डिजिटल मेलबॉक्स" में पोस्ट किया जाएगा, जिसे आप बाद में अपने पासवर्ड और "लेन-देन टोकन" से एक्सेस कर सकते हैं। यदि आप इस एक्सेस डेटा को खो देते हैं, तो मेलबॉक्स तक पहुंच अब संभव नहीं है। ऐसे मामले में, आपको एक नई सूचना दर्ज करनी होगी।

यदि संभव हो तो समीक्षा पूरी होने के बाद केसवर्कर आपको आगे की प्रगति के बारे में सूचित करेगा। यदि आप "परामर्श की अनुमति दें" फ़ील्ड का चयन नहीं करते हैं, तो आपके लिए जानकारी संभव नहीं होगी।

हाँ, किसी पूछताछ या सूचना में फ़ाइलें या चित्र संलग्न करना संभव है।

यहां ध्यान दें कि फाइलों या छवियों में आमतौर पर छिपा हुआ डेटा (तथाकथित मेटा डेटा) होता है, जिसमें फ़ाइल के निर्माता के बारे में जानकारी या छवियों के मामले में, अक्सर उस स्थान के निर्देशांक शामिल हो सकते हैं जहां छवि ली गई थी। अगर आप अपनी गुमनामी को सुरक्षित रखना चाहते हैं तो आपको इस मेटा डेटा को हटा देना चाहिए। यदि आपको इसके साथ मदद की आवश्यकता है, तो आप इंटरनेट पर सरल निर्देश पा सकते हैं।

जैसे ही आपका अनुरोध या व्हिसलब्लोअर सर्वर पर आ जाता है, हमारी व्हिसलब्लोअर सिस्टम तुरंत आपको पुष्टि की रसीद भेजेगी।

यदि आप एक प्रत्यक्ष मीटिंग चाहते हैं, तो कृपया "फेस टू फेस मीटिंग अनुरोधित" बॉक्स का चयन करें और "परामर्श की अनुमति दें" बॉक्स का भी चयन करें ताकि केस सुपरवाइजर विवरणों का समन्वय करने के लिए आपसे संपर्क कर सके। आपके साथ प्रत्यक्ष मीटिंग कहां और कैसे संभव है, यह कृपया इनपुट फिल्ड में संक्षेप में वर्णन करें।

यदि आपकी पूछताछ या आपके द्वारा नियम के उल्लंघन को उजागर करने के बारे में आपकी सलाह अपने आप को दोषी ठहराते हैं, तो यह आपको तत्कालीन उपयुक्त श्रम कानून उपायों से या, यदि लागू हो, तो आपराधिक कानून के परिणाम भी नहीं बचाता है। इस पर निर्णय लेते समय, तथापि, किसी ने अपनी जानकारी के माध्यम से नियमों के उल्लंघनों के स्पष्टीकरण और आगे के जोखिमों की रोकथाम के लिए स्वयं का जो योगदान दिया है, उसका लेखा-जोखा लिया जा सकता है ।

हाँ।

व्हिसलब्लोअर सिस्टम आपके द्वारा किए जाने वाले नोटिफिकेशन को साथ ही संबंधित बिजनेस यूनिट का आकलन और व्हिसलब्लोअर का महत्व भी स्टोर करता है। इसके अलावा, सिस्टम "डिजिटल मेलबॉक्स", केस सुपरवाइजर के प्रोसेसिंग नोट्स, और प्रसंस्करण के आगे के प्रक्रिया में किए गए किसी भी उपाय या निष्कर्ष के माध्यम से आपके साथ संचार को संग्रहित करता है।

जहां तक इस प्रक्रिया में व्यक्तिगत डेटा को संसाधित किया जाता है, तो इसे केवल डेटा संरक्षण कानून के प्रावधानों के ढांचे के भीतर संसाधित किया जाता है। संग्रहीत डेटा का एक स्वचालित हस्तांतरण तकनीकी रूप से प्रदान नहीं किया जाता है और नहीं होता है।

यह, एक ओर, यदि यह सैद्धांतिक रूप से कानूनी रूप से आवश्यक है किया जाता है, और दूसरी ओर, निष्पक्षता के कारणों के लिए, जब हम अपने कर्मचारियों के संबंध में अपने कार्ड अपने सीने के करीब खेलते हैं।

नहीं।

आपकी पूछताछ या सूचना के प्रारंभिक प्राप्तकर्ता और कंपनी के भीतर कोई भी विभाग जो आगे की प्रक्रिया में शामिल हो सकता है, दोनों गोपनीयता बनाए रखने के लिए बाध्य हैं। इसमें यह भी शामिल है कि किसी भी व्यक्ति को, जो प्रसंस्करण के साथ नहीं जुड़ा है जांच, संदर्भ या संबंधित अनुसंधान परिणामों में एक अंतर्दृष्टि की अनुमति नहीं है।

हाँ।

कंपनी को उचित तरीके से सभी कथित अनुपालन उल्लंघनों की जांच करने की आवश्यकता होती है। इसी कारणवश, कदाचार, कमजोर बिंदुओं या सुधार के अवसरों के संकेतों की स्थिति में, और यदि आवश्यक हो तो सलाह के अनुरोधों की स्थिति में भी आवश्यक जांच की जाती है। अन्यथा, आपकी सूचना फ़िजूल होगी।

इसलिए, यदि आप तथ्यों के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करते हैं या अपने संचार को दस्तावेज संलग्न करते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि इसके परिणामस्वरूप आपकी पहचान उजागर हो सकती है।

हाँ।

राज्य प्राधिकारियों के पास कंपनी द्वारा अपनी जांच शक्तियों के दायरे में रखी गई सभी सूचनाओं तक पहुंच है। जांच कार्यवाही के संदर्भ में, वे अदालत के आदेशों के आधार पर, किसी विशिष्ट घटना से संबंधित कंपनी में मौजूद सभी दस्तावेजों के आत्मसमर्पण की मांग कर सकते हैं और तलाशी भी ले सकते हैं। कंपनी संबंधित दस्तावेज सौंपकर ऐसे जब्ती आदेश या खोज उपायों को टाल सकती है।

इसमें किसी विशिष्ट लेन-देन पर व्हिसलब्लोअर सिस्टम में उपलब्ध जानकारी भी शामिल है।