Система информирования
о нарушениях

Мы предпочитаем открытое общение. Первыми контактными лицами для этого являются руководители. Информаторы могут обратиться в организацию BayWa, обеспечивающую юридическое сопровождение и корпоративное регулирование, в любое время с вопросами или уведомлениями. Если информаторы не хотят раскрывать свою личность, мы также принимаем анонимные вопросы или уведомления.

Мы отслеживаем всю информацию и не терпим никакой дискриминации в отношении наших информаторов. Это также относится к случаям, когда уведомления оказываются необоснованными при ближайшем рассмотрении, за исключением случаев, когда такие уведомления были сделаны явно дискредитирующим образом. Однако нет никакой технической возможности идентифицировать вас, если ваша информация сама по себе не позволяет сделать о вас выводы.

Информаторы могут связаться с компанией онлайн, используя систему информирования о нарушениях

• Направлять вопросы о руководящих принципах соответствия или
• Предоставлять уведомления о фактах, указывающих на возможные нарушения правил или недочеты (например, коррупция, нарушение прав человека или природоохранных норм), допущенные компанией или ее сотрудниками, а также на уязвимости, ранее не выявленные области риска или возможности для улучшения.

Безупречность репутации нашей компании, добросовестность и строгое следование правилам — это то, что касается каждого сотрудника. Нарушения норм и правил, а также нечестное или недобросовестное поведение могут, в наиболее тяжелых случаях, создавать угрозу существованию всей компании или отдельных рабочих мест. Поэтому мы призываем каждого сотрудника быть бдительным и сообщать о вызывающих подозрения фактах, указывающих, возможно, на нарушение правил или нечестное/недобросовестное поведение, а при возникновении вопросов или сомнений относительно собственных действий или поведения коллег — обращаться за советом.

Наша цель состоит в том, чтобы своевременно распознать потенциальные уязвимости в организации работы нашей компании и своевременно принять меры по их устранению. По каким каналам и в какой форме мы получим информацию, которая может нам в этом помочь, — в конечном счете неважно. Даже простой вопрос может указать нам на наличие проблемы, требующей устранения.

Таким образом, вопрос также может указывать на необходимость улучшения.

Ваш запрос или уведомление сначала будут получены отделом по корпоративному контролю («делопроизводителем»).

Сначала делопроизводитель должен решить,

• идет ли речь о консультативном вопросе, на который можно немедленно ответить и отправить вам соответствующий ответ по выбранному вами способу связи. В отдельных случаях делопроизводитель может задать дополнительные вопросы, чтобы понять и правильно ответить на ваш вопрос.
• идет ли речь о возможном неправомерном поведении, уязвимостях или возможностях для улучшения, которые требуют дальнейшего расследования. Делопроизводитель инициирует целесообразные дальнейшие меры в соответствии с процедурами, предусмотренными для этой цели в компании.
   

Обратите внимание, что в некоторых странах получение и обработка анонимной информации разрешается только в том случае, если эта информация касается, в частности, нарушений внутреннего бухгалтерского контроля, коррупции, антимонопольного законодательства или нарушений прав человека и природоохранных вопросов (так называемых "жестких факторов"). Если вы располагаете информацией в отношении более простых вопросов или так называемых "мягких факторов", то, как правило, анонимное уведомление не может быть обработано.

Обмен информацией в системе информирования о нарушениях осуществляется полностью в зашифрованном виде. Ознакомление с содержанием посторонними лицами исключается.

Во-первых, вы можете сохранить анонимность или указать контактные данные по вашему вопросу или уведомлению. Если вы хотите сохранить анонимность, вас невозможно будет идентифицировать, если только ваши данные не позволяют сделать о вас вывод.

Если вы хотите получить личный ответ, пожалуйста, укажите свои в тексте вашего запроса свои контактные данные, имя, номер телефона, адрес электронной почты и должность в компании. После этого ваши личные данные будут доступны для обработки в компании. Мы будем хранить ваши контактные данные в тайне, если это возможно юридически.

Если вы хотите получить ответ на свой вопрос или уведомление, не раскрывая свою личность, отметьте поле «Разрешить ответ» в маске ввода. Система присваивает вашему запросу «токен», связанный с расследованием. Вам также будет предложено придумать пароль. Ответ на ваш вопрос или уведомление будет помещен в «цифровой почтовый ящик», к которому вы позже сможете получить доступ, указав свой пароль и «токен расследования». Если вы потеряете эти данные доступа, то доступ к почтовому ящику будет невозможен. В таком случае вам нужно будет создать новое уведомление.

Делопроизводитель проинформирует вас о ходе расследования после проверки, если это возможно. Если вы не выберете поле «Разрешить обратную связь», то вы не сможете получать информацию.

Да, вы можете прикрепить к уведомлению или запросу файлы или фотографии.

Обращаем ваше внимание на то, что файлы и фотографии, как правило, содержат скрытые данные (т. н. «метаданные»), которые могут содержать информацию о создателе файла или, если это фотография, координаты места, где она была сделана. Если вы хотите защитить вашу анонимность, вы должны удалить эти метаданные. Если вам для этого требуется помощь, в интернете вы найдете простые руководства по этой теме.

Наша система информирования о нарушениях немедленно отправляет вам подтверждение о получении, как только ваш запрос или уведомление поступят на сервер.

Если вам необходима личная встреча, пожалуйста, отметьте поле «Необходима личная встреча», а также поле «Разрешить обратную связь», чтобы делопроизводитель мог связаться с вами для согласования деталей. Пожалуйста, кратко опишите в поле ввода, где и каким образом возможна личная встреча с вами.

Если ваш вопрос или уведомление по выявлению вами нарушений приведет к предъявлению вам обвинений, то это не защитит вас от надлежащих мер трудового законодательства или, возможно, также от уголовных последствий. Однако, принимая это решение, можно принять во внимание тот вклад, который вы внесли своей информацией для выявления нарушений правил и предотвращения дальнейших рисков.

Да.
 

В системе информирования о нарушениях хранятся сообщения, которые вы отсылаете, а также оценка затронутого подразделения компании и важности уведомления. Кроме того, в системе также осуществляется хранение общения с вами через «Цифровой почтовый ящик», примечания, сделанные делопроизводителем при проведении расследования, а также действий или выводов, которые, при необходимости, были предприняты в ходе расследования.
 

Поскольку обрабатываются персональные данные, обработка будет осуществляться только в соответствии с законодательством о защите данных. Автоматизированная передача сохраненных данных технически не предусмотрена и не выполняется.

Это делается, с одной стороны, при условии, что это в принципе законно, а с другой стороны, по соображениям справедливости, поскольку мы действуем открыто по отношению к нашим сотрудникам.

Нет.

Как сотрудники, осуществляющие прием и первичную обработку вашего запроса или уведомления, так и ответственные лица, и отделы внутри компании, привлекаемые к их дальнейшей обработке, обязаны сохранять конфиденциальность. Это подразумевает, что ни одному лицу, не участвующему непосредственно в обработке запроса или уведомления, не разрешается знакомиться с их содержанием или с результатами проведенных по ним проверок/расследований.

Да.

Компания обязана надлежащим образом расследовать все предполагаемые нарушения. Поэтому при уведомлениях о проступках, уязвимостях или возможностях улучшения, в том числе при консультационных запросах, проводятся необходимые проверки. В противном случае ваше уведомление исчезло бы без следа.

Поэтому, если вы предоставляете подробную информацию о фактах или прилагаете документы к своему уведомлению, то вы должны знать, что в конечном итоге это может привести к раскрытию вашей личности.

Да.

Государственные органы в рамках своих следственных полномочий имеют доступ ко всей информации, имеющейся в компании. В рамках следственных действий, основанных на судебных решениях, они могут потребовать выдачи всех документов, имеющихся в компании по конкретному инциденту, а также провести обыск. Компания может отказаться от решений о конфискации или обыске, выдав соответствующие документы.
 

Они также включают информацию, хранящуюся в системе информирования о нарушениях по конкретному расследованию.