Наши дочерние компании используют нашу систему сообщения о нарушениях как общее внутреннее средство информирования. Наши дочерние компании с более чем 250 сотрудниками поручили материнской компании предоставить данную систему информирования о нарушениях также для более крупных дочерних компаний. С помощью внутренних положений гарантируется конфиденциальность уведомлений, которые направлены в эти дочерние компании.
Общая информация для уведомителей
Всем сотрудникам настоятельно рекомендуется обратиться к своему непосредственному руководителю или в организацию по корпоративному контролю компании BayWa, если они обнаруживают неясности в отношении действующих правил, имеют вопросы или замечают, что кто-то ведет себя не в соответствии с правилами или ненадлежащим образом для нашей компании или одного из наших деловых партнеров. Это поможет предотвратить превращение мелких проблем в большие. Вопросы и уведомления руководителю или в организацию по корпоративному контролю компании BayWa должны быть в основном открытыми.
Данная система уведомления о нарушениях представляет собой также процедуру рассмотрения жалоб, указанную в немецком законе о добросовестности в цепочках поставок (сокращенно LkSG). Таким образом должна обеспечиваться возможность указывать лицам на риски, связанные с правами человека и охраной окружающей среды, а также на нарушение обязательств, связанных с правами человека и охраной окружающей среды, которые возникли в результате экономической деятельности нашего предприятия в собственной сфере деятельности или в результате деятельности нашего опосредованного или непосредственного
Контактное лицо
Вы хотите лично вступить с нами в контакт или у вас есть вопросы? Мы с удовольствием вам поможем.
Обратите внимание, что при непосредственном обращении полная конфиденциальность не может быть обеспечена.
Прямой контакт с отделом по соблюдению нормативных требований компании BayWa AG
Чего мы хотим достичь с помощью системы информирования о нарушениях?
Мы предпочитаем открытое общение. Первыми контактными лицами для этого являются руководители. Сотрудники могут обратиться в организацию по корпоративному контролю компании BayWa в любое время с вопросами или уведомлениями.
Если уведомители не хотят раскрывать свою личность, мы также принимаем анонимные вопросы или уведомления.
Мы отслеживаем всю информацию и не терпим никакой дискриминации в отношении наших информаторов. Это также относится к случаям, когда уведомления оказываются необоснованными при ближайшем рассмотрении, за исключением случаев, когда такие уведомления содержат умышленную или грубо халатную или ложную информацию. Если вы оставляете анонимное уведомление, то нет никакой технической возможности идентифицировать вас, если ваша информация сама по себе не позволяет сделать о вас выводы.
Для чего сотрудники, поставщики и участники нашей цепочки поставок / производственной цепочки могут использовать систему информирования о нарушениях?
Уведомители могут связаться с компанией онлайн, используя систему информирования о нарушениях
- Направлять вопросы о руководящих принципах соответствия или
- Предоставлять уведомления о фактах, указывающих на возможные нарушения правил или недобросовестные поступки (например, коррупция, нарушение прав человека или предписаний по охране окружающей среды), допущенные компанией или ее сотрудниками, а также на уязвимости, ранее не выявленные области риска или возможности для улучшения.
- Сделать указание на риски, связанные с правами человека и охраной окружающей среды, а также на нарушение обязательств, связанных с правами человека или охраной окружающей среды, в нашей цепочке поставок.
Почему система может использоваться как для запросов, так и для уведомлений?
Безупречность репутации нашей компании, добросовестность и строгое следование правилам — это то, что касается каждого сотрудника. Нарушения норм и правил, а также нечестное или недобросовестное поведение могут, в наиболее тяжелых случаях, создавать угрозу существованию всей компании или отдельных рабочих мест. Поэтому мы призываем каждого сотрудника быть бдительным и сообщать о вызывающих подозрения фактах, указывающих, возможно, на нарушение правил или нечестное/недобросовестное поведение, а при возникновении вопросов или сомнений относительно собственных действий или поведения коллег — обращаться за советом.
Наша цель состоит в том, чтобы своевременно распознать потенциальные уязвимости в организации работы нашей компании и своевременно принять меры по их устранению. По каким каналам и в какой форме мы получим информацию, которая может нам в этом помочь, — в конечном счете неважно. Даже простой вопрос может указать нам на наличие проблемы, требующей устранения.
Таким образом, вопрос также может указывать на необходимость улучшения.
Что происходит с моим запросом или уведомлением?
Ваш запрос или уведомление сначала будут получены отделом по корпоративному контролю.
Сначала делопроизводитель должен решить,
- идет ли речь о консультативном вопросе, на который можно немедленно ответить и отправить вам соответствующий ответ по выбранному вами способу связи. В отдельных случаях делопроизводитель может задать дополнительные вопросы, чтобы понять и правильно ответить на ваш вопрос.
- идет ли речь о возможном неправомерном поведении, уязвимостях или возможностях для улучшения, которые требуют дальнейшего расследования. Делопроизводитель инициирует целесообразные дальнейшие меры в соответствии с процедурами, предусмотренными для этой цели в компании.
Как я буду защищен, когда подам уведомление или сделаю запрос?
Обмен информацией в системе информирования о нарушениях осуществляется полностью в зашифрованном виде. Ознакомление с содержанием посторонними лицами исключается.
Во-первых, вы можете сохранить анонимность или указать контактные данные по вашему вопросу или уведомлению. Если вы хотите сохранить анонимность, вас невозможно будет идентифицировать, если только ваши данные не позволяют сделать о вас вывод.
На уведомителя распространяется особые положения о защите закона о защите уведомителей, если уведомитель на момент уведомления имеет достаточное основание для предположения о том, что сообщаемая им информация соответствует действительности и что она касается нарушений, которые попадают в сферу действия закона о защите уведомителей (противоправные действия, определенные административные нарушения), или уведомитель в момент уведомления или раскрытия имел достаточное основание, что это положение можно применить.
Уведомитель не получает защиту, если уведомление о нарушении содержит умышленную или грубо халатную или ложную информацию (ложное уведомление). В этом случае уведомитель обязан возместить возникший ущерб ((§ 38 закона о защите уведомителей).
Как я могу связаться с делопроизводителем или получить информацию о результатах расследования?
Если вы хотите получить ответ на свой вопрос или уведомление, не раскрывая свою личность, отметьте поле «Разрешить ответ» в маске ввода. Система присваивает вашему запросу «токен», связанный с расследованием. Вам также будет предложено придумать пароль. Ответ на ваш вопрос или уведомление будет помещен в «цифровой почтовый ящик», к которому вы позже сможете получить доступ, указав свой пароль и «токен расследования». Если вы потеряете эти данные доступа, то доступ к почтовому ящику будет невозможен. В таком случае вам нужно будет создать новое уведомление.
Делопроизводитель проинформирует вас о ходе расследования после проверки, если это возможно. Если вы не выберете поле «Разрешить обратную связь», то вы не сможете получать информацию.
Могу ли я отправить файлы или фотографии вместе с уведомлением?
Да, вы можете прикрепить к уведомлению или запросу файлы или фотографии. Однако, из соображений безопасности допускается загрузка только определенных форматов файлов (PDF или форматы изображений).
Обращаем ваше внимание на то, что файлы и фотографии, как правило, содержат скрытые данные (т. н. «метаданные»), которые могут содержать информацию о создателе файла или, если это фотография, координаты места, где она была сделана. Если вы хотите защитить вашу анонимность, вы должны удалить эти метаданные. Если вам для этого требуется помощь, в интернете вы найдете простые руководства по этой теме.
Получу ли я подтверждение о получении?
Что мне делать, если я мне необходима личная встреча?
Что, если мой вопрос или уведомление касаются ситуации, в которой я сам нарушил правила или поступил недобросовестно?
Если ваш вопрос или уведомление по выявлению вами нарушений приведет к предъявлению вам обвинений, то это не защитит вас от надлежащих мер трудового законодательства или, возможно, также от уголовных последствий. Однако, принимая это решение, можно принять во внимание тот вклад, который вы внесли своей информацией для выявления нарушений правил и предотвращения дальнейших рисков.
Будет ли сохранен мой запрос или уведомление?
Да.
В системе информирования о нарушениях хранятся сообщения, которые вы отсылаете, а также оценка затронутого подразделения компании и важности уведомления. Кроме того, в системе также осуществляется хранение общения с вами через «Цифровой почтовый ящик», примечания, сделанные делопроизводителем при проведении расследования, а также действий или выводов, которые, при необходимости, были предприняты в ходе расследования.
Поскольку обрабатываются персональные данные, обработка будет осуществляться только в соответствии с законодательством о защите данных. Автоматизированная передача сохраненных данных технически не предусмотрена и не выполняется.
Будут ли вовлеченные сотрудники проинформированы о моем запросе или уведомлении?
Сможет ли отвечающий за меня руководитель ознакомиться с моим запросом или уведомлением, если он будет настаивать на этом?
Нет.
Как делопроизводители по вашему запросу или уведомлению, так и отделы внутри компании, привлекаемые к их дальнейшей обработке, обязаны сохранять конфиденциальность. Это подразумевает, что ни одному лицу, не участвующему непосредственно в обработке запроса или уведомления, не разрешается знакомиться с их содержанием или с результатами проведенных по ним проверок.
Должен ли я рассчитывать на расследование из-за моего запроса или уведомления?
Да.
Компания обязана надлежащим образом расследовать все предполагаемые нарушения. Поэтому при уведомлениях о проступках, уязвимостях или возможностях улучшения, в том числе при консультационных запросах, проводятся необходимые проверки. В противном случае ваше уведомление исчезло бы без следа.
Поэтому, если вы предоставляете подробную информацию о фактах или прилагаете документы к своему уведомлению, то вы должны знать, что в конечном итоге это может привести к раскрытию вашей личности.
Могут ли третьи лица, такие как внешние следственные органы, ознакомиться с моим запросом, уведомлением или результатом дальнейших расследований?
Да.
Государственные органы в рамках своих следственных полномочий имеют доступ ко всей информации, имеющейся в компании. В рамках следственных действий, основанных на судебных решениях, они могут потребовать выдачи всех документов, имеющихся в компании по конкретному инциденту, а также провести обыск. Компания может отказаться от решений о конфискации или обыске, выдав соответствующие документы.
Они также включают информацию, хранящуюся в системе информирования о нарушениях по конкретному расследованию.
Каково соотношение со «сторонними средствами информирования»?
Лица, намеревающиеся сообщить информацию о нарушении правил, которая попадает под закон о защите уведомителей, могут выбрать, что использовать: внутрикорпоративное средство информирования (т. е. систему уведомления о нарушениях) или стороннее средство информирования. Правительство создало внешний центр для сторонних уведомлений в федеральном ведомстве по юстиции.
Если жалоба о нарушении, отправленное во внутрикорпоративную систему, остается неудовлетворенной, то уведомителю не запрещается обратиться в сторонний центр уведомлений.
Однако для того, чтобы как можно быстрее начать обработку уведомлений, мы просим вас сначала отправить уведомление во внутрикорпоративную систему.