As nossas filiais utilizam o nosso sistema de alerta/denúncia como gabinete de comunicação interna registo comum. As nossas filiais com mais de 250 empregados incumbiram a empresa-mãe de disponibilizar este sistema de alerta/denúncia também para estas filiais de maior dimensão. Os regulamentos internos garantem a confidencialidade das informações dirigidas a estas filiais.
Informação geral para denunciantes
Todos os funcionários são fortemente encorajados a contactar o seu respetivo líder ou o Compliance Organization/Departamento de Conformidade da BayWa em caso de dúvidas sobre as regras aplicáveis, se tiverem perguntas sobre estas mesmas regras, ou se tomarem consciência de que alguém está a agir de forma imprópria ou desonesta no decurso do seu trabalho para a nossa empresa ou para um dos nossos parceiros comerciais. Isto pode ajudar a evitar que pequenos problemas se tornem grandes problemas. As perguntas e comentários ao respetivo líder ou o Compliance Organization/Departamento de Conformidade da BayWa devem ser sempre feitas abertamente.
Este sistema de alerta/denúncia representa também o procedimento de queixa da lei alemã relativa ao dever de diligência na cadeia de fornecimento (abreviado “LkSG”). Esta medida destina-se a permitir que as pessoas indiquem os riscos relacionados com os direitos humanos e o ambiente, bem como as violações das obrigações relacionadas com os direitos humanos ou com o ambiente, que tenham surgido em resultado das atividades económicas da nossa empresa na sua própria atividade ou na atividade de um fornecedor direto ou indireto da nossa empresa.
Pessoas de contacto
Deseja contactar-nos pessoalmente ou tem perguntas sobre conformidade e precisa de aconselhamento sobre possíveis violações? Teremos todo o prazer em ajudá-lo.
Tenha em atenção que a confidencialidade não pode ser totalmente garantida, caso nos contacte de forma direta.
Contato direto com a conformidade corporativa da BayWa AG
O que pretendemos alcançar com o sistema de alerta/denúncia?
Preferimos uma comunicação aberta. O primeiro ponto de contacto para tal é a direção da empresa. No entanto, os funcionários podem também contactar o Compliance Organization/Departamento de Conformidade da BayWa em qualquer altura colocando dúvidas ou solicitando aconselhamento.
Se o denunciante não quiser revelar a sua identidade, também aceitamos perguntas ou alertas/denúncias anónimos.
Damos seguimento a todos os alertas/denúncias e não toleramos qualquer discriminação ou retaliação contra aqueles que nos denunciam. Isto aplica-se mesmo nos casos em que a denúncia seja considerada injustificada através de uma investigação subsequente, a menos que a denúncia contenha informações incorretas intencionais ou seja por negligência grave. Se fizer uma denúncia anónima, não existe uma forma técnica de o identificar, a menos que as informações que prestar possam ser utilizadas para o identificar.
Para que podem os funcionários, fornecedores e pessoas envolvidas na nossa cadeia de fornecimento/cadeia de valor utilizar o sistema de alerta/denúncia?
O denunciante pode utilizar o sistema para apresentar uma denúncia/fazer um alerta online à empresa
- Inquirir sobre orientações e questões de conformidade, ou
- Fornecer informações sobre factos relativos a possíveis violações de regras ou atos desonestos (por ex., corrupção, violação dos direitos humanos ou da regulamentação ambiental) por parte da empresa ou dos seus empregados, bem como fraquezas no processo, áreas de risco ou oportunidades de melhoria anteriormente não reconhecidas.
Partilhar informações sobre os direitos humanos e os riscos ambientais e as violações dos direitos humanos ou das obrigações ambientais na nossa cadeia de fornecimento.
Porque é que o sistema pode ser utilizado tanto para perguntas como para denúncias?
A nossa integridade e conformidade afetam-nos a todos. Em casos graves, as violações das regras e a desonestidade podem colocar em perigo toda a empresa ou empregos individuais. Cada funcionário é, portanto, obrigado a manter-se alerta, de olhos abertos, a denunciar quaisquer anomalias que possam indicar uma violação das regras ou desonestidades, e a procurar aconselhamento se tiver quaisquer dúvidas sobre a sua própria conduta ou a dos colegas.
O nosso objetivo é, ainda numa fase inicial, detetar potenciais fraquezas para que se possam fazer melhorias em tempo útil. No final, é irrelevante por que meios e de que forma a informação relevante nos chega. Portanto, uma pergunta pode também indicar uma necessidade de melhoria.
O que acontece com a minha pergunta ou denúncia?
A Corporate Compliance/Conformidade de Empresa ("responsável pelo caso") é a primeira a receber a sua pergunta ou denúncia.
Numa primeira fase a pessoa responsável pelo caso avaliará se a exposição:
- É uma questão consultiva que pode ser respondida prontamente. Neste caso irá fornecer-lhe uma resposta apropriada através do canal de comunicação escolhido. Dependendo do caso, poderá ser necessário que a pessoa responsável pelo caso faça mais perguntas de seguimento para compreender e responder adequadamente à sua pergunta.
- É um alerta de possível conduta incorreta, de fraquezas ou oportunidades de melhoria que exijam investigação adicional. Neste caso, a pessoa responsável pelo caso assegurará que sejam tomadas medidas adicionais adequadas, de acordo com os procedimentos da empresa para o efeito.
Como estou protegido quando coloco uma pergunta ou faço um alerta?
A troca de informação através do sistema é totalmente encriptada. Não é possível que pessoas não autorizadas vejam o conteúdo.
Antes de mais, pode optar por permanecer anónimo ou fornecer os seus dados de contacto ao submeter a sua pergunta ou denúncia. Se optar por permanecer anónimo, não há forma de o identificar, a menos que as informações que prestar possam ser utilizadas para tirar uma conclusão a seu respeito.
O denunciante está sujeito às disposições especiais de proteção por parte da Lei de Proteção de Denunciantes, desde que tenha motivos razoáveis para acreditar, no momento da denúncia, que as informações que comunicou são verdadeiras e que as mesmas dizem respeito a infrações no âmbito da aplicação da Lei de Proteção de Denunciantes (infrações penais, certas infrações administrativas), ou que tenha motivos razoáveis para acreditar que era esse o caso no momento da denúncia ou alerta.
O denunciante não está protegido se a informação for intencionalmente ou por negligência grosseira incorreta (falsa comunicação). Neste caso, o denunciante é obrigado a indemnizar pelos danos sofridos (§ 38.º da Lei de Proteção de Denunciantes - HinSchG).
Como é que posso comunicar com a pessoa responsável pelo caso ou receber informações sobre o resultado do procedimento?
Se desejar receber uma resposta à sua pergunta ou informação sem revelar a sua identidade, assinale a caixa "Permitir resposta" na página de entrada. O sistema atribuirá um token transacional ao seu pedido. Ser-lhe-á também pedido que defina uma palavra-passe. A resposta à sua pergunta ou sugestão será colocada numa "caixa de correio digital", à qual poderá aceder mais tarde com a sua palavra-passe e token transacional. Se perder estes dados de login, deixará de poder aceder à caixa de correio. Neste caso, terá de introduzir uma nova referência.
A pessoa responsável pelo caso informá-lo-á sobre o seguimento a dar após a verificação, se tal for legalmente possível. Se não selecionar o campo "Permitir consulta", não será possível informá-lo.
Também tenho a opção de enviar ficheiros ou imagens com uma nota?
Sim, é possível anexar ficheiros ou imagens a uma notificação ou pedido. No entanto, por motivos de segurança, só são permitidos determinados formatos de ficheiro (PDF ou formatos de imagem).
Note-se que os ficheiros ou imagens contêm, frequentemente, dados escondidos (os chamados metadados), que podem incluir informações sobre o criador do ficheiro ou, no caso de imagens, frequentemente as coordenadas de onde a imagem foi tirada. Se quiser proteger o seu anonimato, deve remover estes metadados. Se precisar de ajuda com estas questões, pode encontrar instruções simples na Internet.
Recebo um aviso de entrega?
O que tenho de fazer para marcar uma reunião presencial?
E se a minha pergunta ou referência disser respeito a um assunto em que eu próprio violei as regras ou agi de forma desonesta?
Se a sua pergunta ou suspeita face a uma violação das regras da sua parte o levar a incriminar-se a si próprio, isto não o protege das ações que possam ser aplicáveis em tal caso ao abrigo do direito laboral ou, quando apropriado, do direito penal. No entanto, a contribuição que alguém deu para o esclarecimento de infrações às regras e para a prevenção de novos riscos através da sua própria informação pode ser tida em conta na decisão.
A minha questão ou denúncia será guardada?
Sim.
O sistema armazena as informações fornecidas, bem como uma avaliação da unidade de negócios em questão e da importância da denúncia. Além disso, o sistema também armazena a comunicação consigo através da "caixa de correio digital", as notas de tratamento do supervisor de caso e quaisquer medidas tomadas ou conclusões tiradas no decurso do tratamento posterior.
Os dados pessoais tratados no âmbito do processo, só serão processados no âmbito das disposições da lei de proteção de dados. Uma transferência automatizada dos dados armazenados não está tecnicamente prevista e não tem lugar.
Os funcionários afetados são informados quanto à minha questão ou suspeita?
O gestor responsável por mim pode inspecionar a minha consulta ou denúncia se insistir?
Não.
Tanto os destinatários iniciais da consulta ou pedido de informação, como os departamentos da empresa que possam estar envolvidos no processamento posterior são obrigados a manter a confidencialidade. Isto também significa que nenhuma pessoa a quem não tenha sido confiado o tratamento do inquérito, o aconselhamento ou os resultados da investigação do inquérito, pode tomar conhecimento do mesmo.
Tenho de esperar pelas investigações conduzidas em resultado da minha consulta ou denúncia?
Sim.
A empresa tem a obrigação de investigar razoavelmente todas as alegadas violações de conformidade. Por conseguinte, se houver indícios de má conduta, fraquezas ou oportunidades de melhoria, incluindo pedidos de aconselhamento quando apropriado, serão efetuados os controles necessários. Caso contrário, o seu relatório não obterá nenhum resultado.
Se fornecer informações mais detalhadas sobre os factos do caso ou anexar documentos ao seu relatório, deve estar ciente de que tal pode resultar na revelação da sua identidade.
Poderão terceiros, tais como autoridades de investigação externas, ter acesso à minha investigação ou aconselhamento ou ao resultado de uma investigação subsequente?
Sim.
As autoridades governamentais têm acesso a todas as informações na posse da empresa como parte dos seus poderes de investigação. No decurso de uma investigação, as autoridades podem exigir, com base numa ordem judicial, a divulgação de todos os documentos na posse da empresa relacionados com um incidente específico. E podem também efetuar buscas. A empresa pode evitar estas ordens de apreensão ou medidas de busca, entregando os documentos relevantes.
Em casos individuais, isto também inclui informação disponível no sistema de denúncia sobre um incidente específico.
Qual é a relação com os "registos externos"?
As pessoas que pretendam comunicar informações sobre uma infração dos regulamentos no âmbito da Lei de Proteção de Denunciantes podem optar por contactar um gabinete de comunicação interno da empresa (ou seja, este sistema de denúncia) ou um gabinete de comunicação externo. O estado criou um gabinete na Repartição da Justiça para comunicações externas.
Se uma infração comunicada internamente não tiver sido corrigida, o denunciante é livre de contactar um gabinete de comunicação externa.
No entanto, para podermos dar início ao tratamento das denúncias o mais rapidamente possível, pedimos-lhe que contacte primeiro o gabinete de comunicação interna.