Sistema de
alerta/denúncia

Preferimos uma comunicação aberta. O primeiro ponto de contacto para tal é a direção da empresa. No entanto, os denunciantes podem também contactar a Organização de Conformidade da BayWa em qualquer altura colocando dúvidas ou solicitando aconselhamento. Se os denunciantes não quiserem revelar a sua identidade, também aceitamos perguntas ou alertas anónimos.

Damos seguimento a todos os alertas/denúncias e não toleramos qualquer discriminação ou retaliação contra aqueles que nos denunciam. Isto aplica-se mesmo nos casos em que a denúncia seja considerada injustificada através de uma investigação subsequente, a menos que a denúncia tenha sido apresentada de forma grosseiramente difamatória. No entanto, não existe uma forma técnica de o identificar, a menos que as informações que prestar possam ser utilizadas para o identificar.

• Os denunciantes podem utilizar o sistema para apresentar uma denúncia/fazer um alerta online à empresa;
• Inquirir sobre orientações e questões de conformidade, ou
• Fornecer informações sobre factos relativos a possíveis violações de regras ou atos desonestos (p. ex. corrupção, violação dos direitos humanos ou regulamentos ambientais) por parte da empresa ou dos seus funcionários, bem como fraquezas no processo, áreas de risco ou oportunidades de melhoria anteriormente não reconhecidas.

A nossa integridade e conformidade afetam-nos a todos. Em casos graves, as violações das regras e a desonestidade podem colocar em perigo toda a empresa ou empregos individuais. Cada funcionário é, portanto, obrigado a manter-se alerta, de olhos abertos, a denunciar quaisquer anomalias que possam indicar uma violação das regras ou desonestidades, e a procurar aconselhamento se tiver quaisquer dúvidas sobre a sua própria conduta ou a dos colegas.
 

O nosso objetivo é, ainda numa fase inicial, detetar potenciais fraquezas para que se possam fazer melhorias em tempo útil. No final, é irrelevante por que meios e de que forma a informação relevante nos chega. Portanto, uma pergunta pode também indicar uma necessidade de melhoria.

A sua pergunta ou denúncia será recebida primeiro pelo Departamento de Conformidade da Empresa ("gestor de caso").

Numa primeira fase o gestor de caso avaliará se a exposição:

• É uma questão consultiva que pode ser respondida prontamente. Neste caso irá fornecer-lhe uma resposta apropriada através do canal de comunicação escolhido. Dependendo do caso, poderá ser necessário que o gestor do caso faça mais perguntas de seguimento para compreender e responder adequadamente à sua pergunta.
• É um alerta de possível conduta incorreta, de fraquezas ou oportunidades de melhoria que exijam investigação adicional. Neste caso o gestor do caso assegurará que sejam tomadas medidas adicionais adequadas, de acordo com os procedimentos da empresa para o efeito.

Por favor, note que em alguns países o recebimento e o processamento de informações anónimas só são permitidos se se tratarem de informações sobre violações de controlos contabilísticos internos, corrupção, lei da concorrência ou violações dos direitos humanos e de questões ambientais (os chamados "fatores difíceis"). Se tiver informações sobre questões mais simples ou os chamados "fatores leves", geralmente não é possível processar tais informações anónimas.

A troca de informação através do sistema é totalmente encriptada. Não é possível que pessoas não autorizadas vejam o conteúdo.

Antes de mais, pode optar por permanecer anónimo ou fornecer os seus dados de contacto ao submeter a sua pergunta ou denúncia. Se optar por permanecer anónimo, não há forma de o identificar, a menos que as informações que prestar possam ser utilizadas para tirar uma conclusão a seu respeito.

Se desejar uma resposta pessoal, queira incluir no texto da sua pergunta os seus dados de contacto, nome, número de telefone, endereço eletrónico e função na empresa. Os seus dados pessoais serão colocados à disposição do departamento da empresa que trata da sua consulta. Trataremos os seus dados de contacto confidencialmente, na medida do legalmente possível.  

Se desejar receber uma resposta à sua pergunta ou informação sem revelar a sua identidade, assinale a caixa "Permitir resposta" na página de entrada. O sistema atribuirá um token transacional ao seu pedido. Ser-lhe-á também pedido que defina uma palavra-passe. A resposta à sua pergunta ou sugestão será colocada numa "caixa de correio digital", à qual poderá aceder mais tarde com a sua palavra-passe e token transacional. Se perder estes dados de login, deixará de poder aceder à caixa de correio. Neste caso, terá de introduzir uma nova referência.

O gestor do caso informá-lo-á sobre o seguimento a dar após a verificação, se possível. Se não selecionar o campo "Permitir consulta", não será possível informá-lo.

Sim, é possível anexar ficheiros ou imagens a uma notificação ou pedido.
 

Note-se que os ficheiros ou imagens contêm, frequentemente, dados escondidos (os chamados metadados), que podem incluir informações sobre o criador do ficheiro ou, no caso de imagens, frequentemente as coordenadas de onde a imagem foi tirada. Se quiser proteger o seu anonimato, deve remover estes metadados. Se precisar de ajuda com estas questões, pode encontrar instruções simples na Internet.

O nosso sistema de alerta/denúncia enviar-lhe-á uma confirmação assim que o seu pedido ou denúncia for recebido pelo servidor.

Se desejar uma reunião presencial, queira assinalar a caixa "Reunião presencial solicitada" e também a caixa "Permitir consulta" para que o gestor de caso o possa contactar para combinar os detalhes. Descreva brevemente na caixa de entrada onde e como é possível uma reunião presencial consigo.

Se a sua pergunta ou suspeita face a uma violação das regras da sua parte o levar a incriminar-se a si próprio, isto não o protege das ações que possam ser aplicáveis em tal caso ao abrigo do direito laboral ou, quando apropriado, do direito penal. No entanto, a contribuição que alguém deu para o esclarecimento de infrações às regras e para a prevenção de novos riscos através da sua própria informação pode ser tida em conta na decisão.

Sim.
 

O sistema armazena as informações fornecidas, bem como uma avaliação da unidade de negócios em questão e da importância da denúncia. Além disso, o sistema também armazena a comunicação consigo através da "caixa de correio digital", as notas de tratamento do supervisor de caso e quaisquer medidas tomadas ou conclusões tiradas no decurso do tratamento posterior.

Os dados pessoais tratados no âmbito do processo, só serão processados no âmbito das disposições da lei de proteção de dados. Uma transferência automatizada dos dados armazenados não está tecnicamente prevista e não tem lugar.

Tal procedimento é realizado por razões de exigência legal e por razões de justiça. Somos muito rigorosos quando se trata dos nossos funcionários.

Não.
 

Tanto os destinatários iniciais da consulta ou pedido de informação, como os departamentos da empresa que possam estar envolvidos no processamento posterior são obrigados a manter a confidencialidade. Isto também significa que nenhuma pessoa a quem não tenha sido confiado o tratamento do inquérito, o aconselhamento ou os resultados da investigação do inquérito, pode tomar conhecimento do mesmo.

Sim.
 

A empresa tem a obrigação de investigar razoavelmente todas as alegadas violações de conformidade. Por conseguinte, se houver indícios de má conduta, fraquezas ou oportunidades de melhoria, incluindo pedidos de aconselhamento quando apropriado, serão efetuados os controles necessários. Caso contrário, o seu relatório não obterá nenhum resultado.

Se fornecer informações mais detalhadas sobre os factos do caso ou anexar documentos ao seu relatório, deve estar ciente de que tal pode resultar na revelação da sua identidade.

Sim.
 

As autoridades governamentais têm acesso a todas as informações na posse da empresa como parte dos seus poderes de investigação. No decurso de uma investigação, as autoridades podem exigir, com base numa ordem judicial, a divulgação de todos os documentos na posse da empresa relacionados com um incidente específico. E podem também efetuar buscas. A empresa pode evitar estas ordens de apreensão ou medidas de busca, entregando os documentos relevantes.

Isto também inclui informação disponível no sistema de denúncia sobre um incidente específico.