Informazioni generali per chi inoltra un’eventuale segnalazione
Tutte le persone che effettuano una segnalazione sono espressamente invitate a rivolgersi a un proprio superiore o all’organizzazione di compliance di BayWa qualora riscontrino situazioni poco chiare relative alle regole vigenti, abbiano domande o segnalazioni da comunicare in merito ad un comportamento non conforme o scorretto tenuto nella nostra azienda o dai nostri partner commerciali. In questo modo sarà possibile risolvere in tempi molto rapidi eventuali problemi che potrebbero assumere forme molto più gravi in futuro. Eventuali domande ed osservazioni rivolte ai superiori o all’organizzazione di compliance di BayWa vengono effettuate di regola in modo aperto.
Referenti
Volete contattarci o avete delle domande sulla compliance e su eventuali segnalazioni di irregolarità? Vi aiuteremo volentieri:
Contatto diretto con il Corporate Compliance BayWa AG
Qual è il nostro obiettivo con il sistema di segnalazione?
Preferiamo un canale comunicativo aperto. I primi referenti in proposito sono i quadri dirigenti aziendali. Le persone che effettuano una segnalazione possono sempre rivolgersi anche all’organizzazione di compliance di BayWa. Qualora una persona che effettua una segnalazione non volesse rendere nota la sua identità, accettiamo anche domande o segnalazioni anonime.
Analizziamo tutte le segnalazioni pervenute e non permettiamo che la persona da cui proviene la segnalazione venga penalizzata in alcun modo. Questo vale anche quando, ad un’analisi più approfondita, la segnalazione si riveli ingiustificata, ma non quando avviene per scopi diffamatori. Tuttavia non esistono mezzi tecnici per identificare la persona che segnala il fatto, salvo che i dati comunicati non rendano possibile un collegamento.
Per quale finalità le persone che effettuano una segnalazione possono utilizzare il sistema di segnalazione?
Con l’aiuto del sistema di segnalazione le persone che effettuano una segnalazione possono rivolgersi online alla società per:
- fare domande sul tema compliance e sulle relative linee guida oppure
- effettuare segnalazioni su presunte violazioni delle regole o eventuali scorrettezze (ad es. corruzione, violazione dei diritti umani o delle norme ambientali) da parte della società o dei suoi dipendenti nonché inadeguatezze nel processo fintanto che non esistano aree di rischio conosciute o possibilità di miglioramento.
Perché il sistema può essere usato sia per le richieste che per le segnalazioni?
La nostra integrità e il rispetto delle regole interessa tutti. Eventuali violazioni o scorrettezze potrebbero compromettere gravemente in alcuni casi l’intera azienda e mettere in pericolo singoli posti di lavoro, perciò ogni dipendente è tenuto a fare attenzione a eventuali attività sospette che potrebbero contravvenire alle regole o essere scorrette e chiedere consiglio in caso di dubbi sulla propria condotta o su quella dei propri colleghi.
Il nostro obiettivo è di individuare tempestivamente eventuali punti deboli e migliorarli in tempi rapidi. Le modalità e la forma con cui ci perverranno informazioni utili a tale scopo è irrilevante. Perciò una domanda può segnalare anche necessità di miglioramento.
Che cosa succede quando viene fatta una domanda o si inoltra una segnalazione?
Le vostre domande o segnalazioni vengono innanzitutto indirizzate all’ufficio Corporate Compliance (“consulente che ha il compito di gestire i casi”).
Tale consulente valuterà se:
- si tratta di una domanda riguardante una consulenza a cui è possibile subito fornire una risposta utilizzando il mezzo di comunicazione da voi scelto. Nei singoli casi sarà necessario da parte del consulente porre ulteriori domande per una migliore comprensione e poter meglio rispondere alle vostre domande o se
- si tratta di una segnalazione riguardante eventuali pratiche scorrette, manchevolezze o possibili miglioramenti per cui sono necessarie ulteriori verifiche. Il consulente dovrà adottare le misure del caso conformemente alla procedura prevista dall’azienda in questi casi.
Si noti che in determinati Paesi l’accettazione e l’elaborazione di segnalazioni anonime sono consentite solo se si tratta in particolare di segnalazioni relative a violazioni di controlli interni di fatturazione, corruzione, diritto della concorrenza o violazioni dei diritti umani e di questioni ambientali (cosiddetti “fattori gravi”). Qualora le segnalazioni abbiano per oggetto fattispecie più semplici o cosiddetti “fattori lievi”, in linea di principio l’elaborazione di una segnalazione anonima non è possibile.
In che modo siete tutelati se effettuate una segnalazione o fate una richiesta?
Lo scambio di informazioni mediante il sistema di segnalazione avviene interamente in forma criptata. È da escludere che i non addetti possano prendere visione del contenuto di tali informazioni.
Per prima cosa è possibile scegliere se rimanere anonimi o fornire i propri dati nel momento in cui viene posta una domanda o fatta una segnalazione. Qualora decidiate di restare anonimi non è possibile identificare la persona a meno che non siano i dati stessi a far risalire alla persona.
Se desiderate ricevere una risposta personale inserite nel testo della vostra richiesta i vostri dati personali come nome, numero di telefono, indirizzo e-mail e la vostra posizione in azienda. Le vostre generalità saranno accessibili all’ufficio aziendale che ha preso in carico la vostra comunicazione. Tratteremo i vostri dati personali in maniera riservata, nella misura in cui ciò sia possibile conformemente alla legge.
Come si ricevono delle risposte o delle informazioni sull’esito di una procedura?
Qualora intendiate ricevere una risposta a una domanda o ad una segnalazione senza svelare la vostra identità, mettete una spunta nella casella “Permettere risposta” nella maschera di inserimento. Il sistema assegnerà alla vostra richiesta un token relativo all’operazione in esecuzione. Verrà in seguito richiesto di creare una password. La risposta alla vostra richiesta o segnalazione verrà inserita nella “Cassetta delle lettere digitale” a cui potrete accedere in un secondo momento inserendo la vostra password e il token ricevuti. Qualora smarriate i dati di accesso, non sarà più possibile entrare nella “Cassetta delle lettere digitali”. In tal caso dovrete effettuare di nuovo la segnalazione.
Il consulente incaricato vi informerà dell’avvenuta verifica e del relativo esito, ove possibile. Se non metterete la spunta nella casella “Permettere risposta” non sarà possibile inviare alcuna informazione in merito.
È possibile trasmettere file o immagini unitamente a una segnalazione?
Sì, è possibile allegare file o immagini a una segnalazione o ad una richiesta.
È importante tenere presente che i file o le foto contengono normalmente dati nascosti (i cosiddetti metadati) in cui potrebbero trovarsi informazioni riguardanti l’utente che ha creato il file o riguardanti le coordinate del luogo in cui è stata scattata la foto. Qualora vogliate rimanere anonimi dovrete eliminare questi metadati. Nel caso in cui abbiate bisogno di aiuto, è possibile trovare su internet guide con facili istruzioni.
Verrà inviata una conferma di ricezione?
Che cosa è necessario fare se si desidera avere un incontro di persona?
Qualora desideriate fissare un incontro di persona, mettete una spunta sia sulla casella “Desidero un incontro” sia sulla casella “Permettere risposta” in modo che il consulente possa mettersi in contatto con voi per accordarsi sui dettagli dell’incontro. Vi preghiamo di descrivere brevemente nel campo di inserimento dove e in che modo è possibile incontrarvi.
Che cosa succede quando la mia domanda o la mia segnalazione si riferisce a una situazione in cui anche io non ho rispettato le regole o mi sono comportato in modo scorretto?
Qualora la vostra domanda o la vostra segnalazione porti a scoprire violazioni commesse anche da voi e a voi imputabili, tale segnalazione non vi dispenserà da eventuali conseguenze in ambito lavorativo o penali anche ne verrà tenuto conto nelle apposite sedi se, attraverso tali informazioni, è stata scoperta la violazione e sono state evitate possibili conseguenze dannose.
Le domande e le segnalazioni vengono salvate?
Sì.
Nel sistema di segnalazione, le comunicazioni da voi inviate vengono salvate unitamente a una valutazione del settore aziendale interessato e all’importanza della segnalazione. Inoltre nel sistema viene eseguito anche il salvataggio della comunicazione intercorsa mediante la “Cassetta delle lettere digitale”, il contrassegno di evasione del consulente e, ove necessario, le misure adottate durante le fasi successive o conclusive della procedura di evasione.
Nella misura in cui vengano trattati dati personali, il trattamento avviene solo conformemente alle disposizioni in materia di protezione dei dati. Una trasmissione automatica dei dati memorizzati non è tecnicamente prevista e non avrà luogo.
I dipendenti coinvolti vengono informati della domanda o della segnalazione inviata?
È possibile che il mio superiore intenda visionare la richiesta o che gli venga inviata la segnalazione nel caso in cui insista?
No.
Sia la prima persona a ricevere la vostra richiesta o segnalazione sia gli addetti all’ulteriore trattamento del caso all’interno dell’azienda sono tenuti alla riservatezza. Ciò significa anche che chi non è autorizzato a occuparsi dell’evasione della vostra segnalazione, richiesta o delle relative risposte non potrà prenderne visione.
È possibile che vengano effettuati ulteriori controlli a seguito della mia richiesta o della mia segnalazione?
Sì.
La società deve verificare in modo adeguato che non si siano verificate le violazioni della conformità segnalate ed è per questo che in caso di segnalazioni vengono effettuati adeguati controlli in caso di presunte condotte scorrette ed errori o qualora siano possibili interventi migliorativi anche a seguito di eventuali richieste di consulenze. In caso contrario tali segnalazioni non avrebbero alcun seguito.
Nel caso in cui inviaste delle segnalazioni o delle comunicazioni allegando dei documenti, dovrete tener presente che ciò potrebbe portare a svelare la vostra identità.
È possibile che soggetti terzi, ad esempio un’autorità investigativa esterna prenda visione della mia richiesta o della mia segnalazione o del risultato di ulteriori verifiche?
Sì.
Nel quadro delle loro facoltà investigative, le autorità statali hanno accesso a tutte le informazioni relative all’azienda e, a fronte delle loro attività investigative o di sentenze emesse da un tribunale, possono richiedere la pubblicazione di tutta la documentazione presente in azienda in relazione ad un determinato fatto ed effettuare perquisizioni. La società può evitare perquisizioni e confische di tali documenti pubblicando la documentazione corrispondente.
Rientrano in tale documentazione anche le informazioni relative a una determinata procedura presenti nel sistema di segnalazione.