Le nostre società affiliate utilizzano il nostro sistema di segnalazione come un canale di segnalazione interno generale. La società madre è stata incaricata di mettere a disposizione tale sistema di segnalazione anche alle nostre società affiliate di maggiori dimensioni ovvero con più di 250 dipendenti. Mediante regolamenti interni viene garantita la riservatezza delle segnalazioni rivolte a tali società affiliate.
Informazioni generali per la persona che inoltra una segnalazione
Tutti i dipendenti sono espressamente invitati a rivolgersi al dirigente preposto o all’organizzazione compliance di BayWa qualora riscontrino situazioni poco chiare relative alle regole vigenti, abbiano domande o segnalazioni da comunicare in merito ad un comportamento non conforme o scorretto tenuto nella nostra azienda o dai nostri partner commerciali. In questo modo sarà possibile risolvere in tempi molto rapidi eventuali problemi che potrebbero assumere forme molto più gravi in futuro. Eventuali domande ed osservazioni rivolte al dirigente preposto o all’organizzazione compliance di BayWa vengono effettuate di regola in modo aperto.
Questo sistema di segnalazione rappresenta anche la procedura di reclamo conformemente alla Legge tedesca in materia di due diligence della catena dei fornitori (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, abbr. LkSG). In questo modo sarà possibile effettuare segnalazioni riguardanti i rischi per i diritti umani e per l’ambiente nonché violazioni in materia di diritti umani e ambiente che si sono verificate durante le attività economiche svolte dalla nostra azienda nel proprio settore di attività o da un fornitore diretto o indiretto della nostra azienda.
Referenti
Volete contattarci o avete delle domande sulla compliance e su eventuali segnalazioni di irregolarità? Vi aiuteremo volentieri.
Facciamo notare che in caso di contatto diretto non può essere garantita la completa confidenzialità.
Contatto diretto con il Corporate Compliance BayWa AG
Qual è il nostro obiettivo con il sistema di segnalazione?
Preferiamo un canale comunicativo aperto. I primi referenti in proposito sono i quadri dirigenti aziendali. I dipendenti possono sempre rivolgersi anche all’organizzazione compliance di BayWa.
Qualora la persona che inoltri la segnalazione non volesse rendere nota la sua identità, accettiamo anche domande o segnalazioni anonime.
Analizziamo tutte le segnalazioni pervenute e non permettiamo che la persona da cui proviene la segnalazione venga penalizzata in alcun modo. Questo vale anche quando, ad un’analisi più approfondita, la segnalazione si riveli ingiustificata, ma non quando contenga intenzionalmente o per grave negligenza informazioni inesatte. Qualora venga inoltrata una segnalazione anonima, non esistono mezzi tecnici per identificare la persona che segnala il fatto,salvo che i dati comunicati non rendano possibile un collegamento.
Quando i dipendenti, i fornitori e le persone coinvolte nella nostra catena di fornitori/del valore possono utilizzare il sistema di segnalazione?
Con l’aiuto del sistema di segnalazione la persona che inoltra la segnalazione può rivolgersi online alla società per:
- fare domande sul tema compliance e sulle relative linee guida
- Effettuare segnalazioni su presunte violazioni delle regole o eventuali scorrettezze (ad es. corruzione, violazione di diritti umani o norme ambientali) da parte della società, dei suoi dipendenti nonché inadeguatezze nel processo fintanto che non esistano aree di rischio conosciute o possibilità di miglioramento.
- Comunicare segnalazioni riguardanti i rischi per i diritti umani e l’ambiente nonché violazioni di obblighi ambientali e in materia di diritti umani nella nostra catena di fornitori.
Perché il sistema può essere usato sia per le richieste che per le segnalazioni?
La nostra integrità e il rispetto delle regole interessa tutti. Eventuali violazioni o scorrettezze potrebbero compromettere gravemente in alcuni casi l’intera azienda e mettere in pericolo singoli posti di lavoro, perciò ogni dipendente è tenuto a fare attenzione a eventuali attività sospette che potrebbero contravvenire alle regole o essere scorrette e chiedere consiglio in caso di dubbi sulla propria condotta o su quella dei propri colleghi.
Il nostro obiettivo è di individuare tempestivamente eventuali punti deboli e migliorarli in tempi rapidi. Le modalità e la forma con cui ci perverranno informazioni utili a tale scopo è irrilevante. Perciò una domanda può segnalare anche necessità di miglioramento.
Che cosa succede quando viene fatta una domanda o si inoltra una segnalazione?
Le vostre domande o segnalazioni vengono innanzitutto indirizzate alla Corporate Compliance (responsabile della pratica).
Tale persona incaricata valuterà se:
- si tratta di una domanda riguardante una consulenza a cui è possibile subito fornire una risposta utilizzando il mezzo di comunicazione da voi scelto. Nei singoli casi sarà necessario da parte della persona incaricata porre ulteriori domande per una migliore comprensione e poter meglio rispondere alle vostre domande o se
- si tratta di una segnalazione riguardante eventuali pratiche scorrette, manchevolezze o possibili miglioramenti per cui sono necessarie ulteriori verifiche. La persona incaricata dovrà adottare le misure del caso conformemente alla procedura prevista dall’azienda in tali circostanze.
In che modo siete tutelati se effettuate una segnalazione o fate una richiesta?
Lo scambio di informazioni mediante il sistema di segnalazione avviene interamente in forma criptata. È da escludere che i non addetti possano prendere visione del contenuto di tali informazioni.
Per prima cosa è possibile scegliere se rimanere anonimi o fornire i propri dati nel momento in cui viene posta una domanda o fatta una segnalazione.Qualora decidiate di restare anonimi non è possibile identificare la persona salvo che i dati comunicati non rendano possibile un collegamento.
La persona che inoltra una segnalazione è soggetta a speciali misure di tutela ai sensi della Legge tedesca sulla protezione dei soggetti che segnalano violazioni di conformità nella misura in cui tale persona al momento della comunicazione abbia sufficienti motivi per presupporre che le informazioni da lei comunicate corrispondano a realtà e riguardino violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione della legge tedesca summenzionata (reati, determinati illeciti amministrativi) o nella misura in cui tale persona al momento della segnalazione o della divulgazione abbia sufficienti motivi per presupporre che sia questo il caso.
La persona che effettua la segnalazione non sarà protetta nel caso in cui tale segnalazione contenga intenzionalmente o per negligenza grave informazioni inesatte (falsa segnalazione). In tal caso la persona che ha effettuato la segnalazione sarà obbligata a risarcire il danno causato conformemente all’art. 38 della legge sulla protezione dei soggetti che segnalano violazioni di conformità (Hinweisgeberschutzgesetz).
Come si può comunicare con la persona incaricata o ricevere delle risposte o delle informazioni sull’esito di una procedura?
Qualora intendiate ricevere una risposta a una domanda o ad una segnalazione senza svelare la vostra identità, mettete una spunta nella casella “Permettere risposta” nella maschera di inserimento. Il sistema assegnerà alla vostra richiesta un token relativo all’operazione in esecuzione. Verrà in seguito richiesto di creare una password. La risposta alla vostra richiesta o segnalazione verrà inserita nella “Cassetta delle lettere digitale” a cui potrete accedere in un secondo momento inserendo la vostra password e il token ricevuti. Qualora smarriate i dati di accesso, non sarà più possibile entrare nella “Cassetta delle lettere digitali”. In tal caso dovrete effettuare di nuovo la segnalazione.
Il consulente incaricato vi informerà dell’avvenuta verifica e del relativo esito, ove possibile. Se non metterete la spunta nella casella “Permettere risposta” non sarà possibile inviare alcuna informazione in merito.
È possibile trasmettere file o immagini unitamente a una segnalazione?
Sì, è possibile allegare file o immagini a una segnalazione o ad una richiesta. Per motivi di sicurezza tuttavia sono consentiti solamente alcuni formati (PDF e formati immagine).
È importante tenere presente che i file o le foto contengono normalmente dati nascosti (i cosiddetti metadati) in cui potrebbero trovarsi informazioni riguardanti l’utente che ha creato il file o riguardanti le coordinate del luogo in cui è stata scattata la foto. Qualora vogliate rimanere anonimi dovrete eliminare questi metadati. Nel caso in cui abbiate bisogno di aiuto, è possibile trovare su internet guide con facili istruzioni.
Verrà inviata una conferma di ricezione?
Che cosa è necessario fare se si desidera avere un incontro di persona?
Qualora desideriate fissare un incontro di persona, mettete una spunta sia sulla casella “Desidero un incontro” sia sulla casella “Permettere risposta” in modo che il consulente possa mettersi in contatto con voi per accordarsi sui dettagli dell’incontro. Vi preghiamo di descrivere brevemente nel campo di inserimento dove e in che modo è possibile incontrarvi.
Che cosa succede quando la mia domanda o la mia segnalazione si riferisce a una situazione in cui anche io non ho rispettato le regole o mi sono comportato in modo scorretto?
Qualora la vostra domanda o la vostra segnalazione porti a scoprire violazioni commesse anche da voi e a voi imputabili, tale segnalazione non vi dispenserà da eventuali conseguenze in ambito lavorativo o penali anche ne verrà tenuto conto nelle apposite sedi se, attraverso tali informazioni, è stata scoperta la violazione e sono state evitate possibili conseguenze dannose.
Le domande e le segnalazioni vengono salvate?
Sì.
Nel sistema di segnalazione, le comunicazioni da voi inviate vengono salvate unitamente a una valutazione del settore aziendale interessato e all’importanza della segnalazione. Inoltre nel sistema viene eseguito anche il salvataggio della comunicazione intercorsa mediante la “Cassetta delle lettere digitale”, il contrassegno di evasione del consulente e, ove necessario, le misure adottate durante le fasi successive o conclusive della procedura di evasione.
Nella misura in cui vengano trattati dati personali, il trattamento avviene solo conformemente alle disposizioni in materia di protezione dei dati. Una trasmissione automatica dei dati memorizzati non è tecnicamente prevista e non avrà luogo.
I dipendenti coinvolti vengono informati della domanda o della segnalazione inviata?
Il dirigente preposto ha la facoltà di visionare la mia richiesta o la mia segnalazione nel caso in cui insista?
No.
Sia la persona incaricata a ricevere la vostra richiesta o segnalazione sia gli addetti all’eventuale ulteriore gestione del caso all’interno dell’azienda sono tenuti alla riservatezza. Ciò significa anche che chi non è autorizzato a occuparsi dell’evasione della vostra segnalazione, richiesta o delle relative risposte non potrà prenderne visione.
È possibile che vengano effettuati ulteriori controlli a seguito della mia richiesta o della mia segnalazione?
Sì.
La società deve verificare in modo adeguato che non si siano verificate le violazioni della conformità segnalate ed è per questo che in caso di segnalazioni vengono effettuati adeguati controlli in caso di presunte condotte scorrette ed errori o qualora siano possibili interventi migliorativi anche a seguito di eventuali richieste di consulenze. In caso contrario tali segnalazioni non avrebbero alcun seguito.
Nel caso in cui forniate informazioni più dettagliate o inviate delle comunicazioni allegando dei documenti, dovete tener presente che ciò potrebbe portare a svelare la vostra identità.
È possibile che soggetti terzi, ad esempio un’autorità investigativa esterna prenda visione della mia richiesta o della mia segnalazione o del risultato di ulteriori verifiche?
Sì.
Nel quadro delle loro facoltà investigative, le autorità statali hanno accesso a tutte le informazioni relative all’azienda e, a fronte delle loro attività investigative o di sentenze emesse da un tribunale, possono richiedere la pubblicazione di tutta la documentazione presente in azienda in relazione ad un determinato fatto ed effettuare perquisizioni. La società può evitare perquisizioni e confische di tali documenti pubblicando la documentazione corrispondente.
Rientrano in tale documentazione anche le informazioni relative a una determinata procedura presenti nel sistema di segnalazione.
Qual è il rapporto con i “canali di segnalazioni esterni”?
Le persone che hanno intenzione di segnalare una violazione contro i regolamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della Legge tedesca sulla protezione dei soggetti che segnalano violazioni di conformità (Hinweisgeberschutzgesetz) possono scegliere se avvalersi di un canale interno all’azienda (quindi del nostro sistema di segnalazione) o di un canale di segnalazione esterno. L’autorità federale ha istituito un ufficio per le segnalazioni esterne presso il Ministero di giustizia.
Se non si sia provveduto a porre rimedio ad una violazione segnalata internamente, la persona che ha inoltrato la segnalazione è libera di avvalersi di un canale di segnalazione esterno. Tuttavia, per provvedere ad un disbrigo il più rapido possibile delle segnalazioni vi preghiamo di rivolgervi in primo luogo al canale di segnalazione interno dell’azienda.