Ogólne informacje dotyczące systemu zgłaszania nieprawidłowości
Wszystkich zgłaszających nieprawidłowości wyraźnie zachęca się do rozmowy ze swoim przełożonym lub organizacją Compliance BayWa, jeśli stwierdzą niejasności na temat obowiązujących reguł, mają w tym zakresie jakiekolwiek pytania lub zauważą, że ktoś zachowuje się niewłaściwie lub nieuczciwie w ramach wykonywania swojej czynności na rzecz naszej firmy lub jednego z naszych partnerów biznesowych. Może to przyczynić się do tego, że z małych problemów nie powstaną duże. Pytania i zgłoszenia kierowane do przełożonego lub do organizacji Compliance BayWa z reguły należy kierować otwarcie.
Osoba kontaktowa
Chcesz skontaktować się z nami osobiście lub masz pytania? Chętnie pomożemy dalej:
Bezpośredni kontakt z Corporate Compliance BayWa AG
Co chcemy osiągnąć dzięki systemowi zgłaszania nieprawidłowości?
Preferujemy otwartą komunikację. Pierwszym punktem kontaktowym jest w tym zakresie kadra kierownicza. Zgłaszający nieprawidłowości mogą również w dowolnym momencie kontaktować się z organizacją Compliance z pytaniami lub ze zgłoszeniami. Jeśli zgłaszający nieprawidłowości nie chcą ujawniać swojej tożsamości, przyjmujemy również anonimowe pytania lub zgłoszenia.
Śledzimy wszystkie informacje i nie tolerujemy żadnej dyskryminacji osób, które przekazują nam zgłoszenia. Dotyczy to również przypadków, gdy przy bliższym sprawdzeniu zgłoszenia okażą się nieuzasadnione, chyba że zostały one przedstawione w jawnie oszczerczy sposób. Nie ma jednak technicznej możliwości zidentyfikowania Cię, chyba że Twoje dane pozwalają na wyciągnięcie wniosków na Twój temat.
Do czego zgłaszający nieprawidłowości mogą wykorzystać system zgłaszania nieprawidłowości?
Zgłaszający nieprawidłowości mogą kontaktować się z firmą online za pomocą systemu zgłaszania nieprawidłowości
- Zapytania dotyczące wytycznych i kwestii dotyczących zgodności lub
- zgłaszanie faktów wskazujących na możliwe naruszenia zasad lub nieuczciwość (np. korupcja, naruszenie praw człowieka i wymagań prawnych dotyczących środowiska) ze strony firmy lub jej pracowników, a także słabości procesu, wcześniej nierozpoznane obszary ryzyka lub możliwości ulepszenia.
Dlaczego system można wykorzystywać zarówno do zapytań jak i zgłoszeń?
Nasza integralność i przestrzeganie zasad dotyczą każdego. Naruszenia zasad i nieuczciwość mogą w niektórych ciężkich przypadkach stanowić zagrożenie dla całego przedsiębiorstwa lub poszczególnych miejsc pracy. Dlatego każdy pracownik jest zobowiązany mieć oczy otwarte, reagować na nieprawidłowości wskazujące na naruszenie zasad lub nieuczciwość i prosić o radę w razie niejasności co do własnego zachowania lub zachowania kolegów.
Naszym celem jest jak najwcześniejsze rozpoznanie potencjalnych słabych punktów, aby w porę móc zadbać o ulepszenia. Nieistotne jest przy tym, jaką drogą i w jakiej formie dotrą do nas informacje służące osiągnięciu tego celu. Również pytanie może pokazać potrzebę ulepszenia. Dlatego pytanie może również wskazywać na potrzebę ulepszenia.
Co dzieje się z moim zapytaniem lub moim zgłoszeniem?
Twoje zapytanie lub Twoje zgłoszenie zostanie najpierw odebrane przez Corporate Officera („opiekuna sprawy”).
Opiekun sprawy najpierw oceni,
- czy chodzi o pytanie do skonsultowania , na które można odpowiedzieć natychmiast i wysłać odpowiednią odpowiedź za pośrednictwem wybranego kanału komunikacji. W indywidualnych przypadkach może być konieczne, aby opiekun sprawy zadał dalsze pytania, aby móc zrozumieć i poprawnie odpowiedzieć na Twoje pytanie.
- czy chodzi o zgłoszenie możliwego niewłaściwego zachowania, słabych punktów lub możliwości ulepszenia , które muszą być dalej zbadane. Opiekun sprawy podejmie przydatne dalsze działania zgodnie z procedurami przewidzianymi w firmie.
Należy wziąć pod uwagę to, że w niektórych krajach przyjęcie i przetwarzanie anonimowych zgłoszeń jest dozwolone tylko wtedy, gdy dotyczą one zwłaszcza zgłoszeń dotyczących naruszeń wewnętrznych kontroli księgowych, korupcji, prawa konkurencji lub naruszeń praw człowieka i kwestii środowiskowych (tzw. „twarde czynniki”). Jeśli posiadasz informacje na temat prostszych spraw lub tak zwanych „miękkich czynników”, rozpatrzenie anonimowego zgłoszenia jest zasadniczo niemożliwe.
W jaki sposób jestem chroniony, jeśli dokonam zgłoszenia lub zwrócę się z zapytaniem?
Wymiana informacji za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości jest całkowicie zaszyfrowana. Wgląd do treści przez osoby nieuprawnione jest wykluczony.
Przede wszystkim w przypadku Twojego pytania lub Twojego zgłoszenia możesz wybrać opcję zachowania anonimowości lub podać swoje dane kontaktowe. Jeśli chcesz zachować anonimowość, nie ma możliwości zidentyfikowania Cię, chyba że Twoje dane pozwalają na wyciągnięcie wniosków na Twój temat.
Jeśli chcesz otrzymać osobistą odpowiedź zwrotną, prosimy o podanie w tekście Twojego zapytania, Twoje dane kontaktowe, nazwisko, numer telefonu oraz stanowisko w firmie. Twoje dane osobowe są następnie dostępne dla jednostki przetwarzającej sprawę w firmie. Twoje dane kontaktowe będziemy traktować jako poufne, jeśli będzie to prawnie możliwe.
Jak mogę uzyskać odpowiedzi lub informacje o wyniku postępowania?
Jeśli życzysz sobie odpowiedź zwrotną na Twoje pytanie lub zgłoszenie, bez ujawniania Twojej tożsamości, zaznacz pole „Zezwól na odpowiedź” w polu wprowadzania. System przypisuje do Twojego zapytania „token” związany z procesem. W dalszej kolejności będziesz proszony o ustawienie hasła. Odpowiedź na Twoje pytanie lub Twoje zgłoszenie zostanie umieszczona w „cyfrowej skrzynce pocztowej”, do której będziesz miał później dostęp za pomocą hasła i „tokena procesu”. Jeśli utracisz te dane dostępowe, nie będziesz już mieć dostępu do skrzynki pocztowej. W takim przypadku musisz wprowadzić nowe zgłoszenie.
Referent sprawy poinformuje Cię o dalszych postępach po kontroli, jeśli będzie to możliwe. Jeśli nie zaznaczysz pola „Zezwól na pytanie zwrotne”, nie będziesz mógł otrzymać informacji.
Czy mam również możliwość przekazywania wraz ze zgłoszeniem plików lub zdjęć?
Tak, istnieje możliwość, aby do zgłoszenia lub zapytania dołączyć pliki lub zdjęcia.
Ale pamiętaj, że pliki lub zdjęcia zawierają z reguły dane ukryte (tak zwane metadane), w których mogą być zawarte informacje na temat autora pliku albo w przypadku zdjęć także współrzędne miejsca, w którym dane zdjęcie zrobiono. Jeśli chcesz chronić swoją anonimowość, powinieneś skasować te metadane. Jeśli potrzebujesz w tym celu pomocy, w Internecie znajdziesz proste instrukcje.
Czy otrzymam potwierdzenie odbioru?
Co muszę zrobić, jeśli życzę sobie osobistego spotkania?
Co się stanie, jeśli moje pytanie lub zgłoszenie dotyczy sytuacji, w której sam złamałem zasady lub postąpiłem nieuczciwie?
Jeśli Twoje pytanie lub Twoje zgłoszenia o ujawnieniu naruszeń zasad miałyby prowadzić do oskarżenia Cię, nie uchroni Cię to przed stosownymi środkami z zakresu prawa pracy lub w razie konieczności przed konsekwencjami karnymi. Przy podjęciu decyzji można jednak wziąć pod uwagę wkład, jaki ktoś wniósł poprzez własne informacje w celu wyjaśnienia naruszeń zasad i zapobieżenia dalszemu ryzyku.
Czy moje zapytanie lub moje zgłoszenie zostanie zapisane?
Tak.
W systemie zgłaszania nieprawidłowości zapisane są Twoje doniesienia, jak również ocena obszaru firmy, którego to dotyczy oraz znaczenie zgłoszenia. Ponadto w systemie zapisywane są również informacje o komunikacji z Tobą za pośrednictwem „cyfrowej skrzynki pocztowej”, adnotacje dotyczące opracowania opiekuna sprawy oraz wszelkie środki lub wnioski, które mogły zostać podjęte w dalszym toku postępowania.
O ile dane osobowe są przy tym przetwarzane, przetwarzanie odbywa się wyłącznie w ramach przepisów o ochronie danych. Automatyczne przekazywanie przechowywanych danych nie jest technicznie zamierzone i nie ma miejsca.
Czy o moim zapytaniu lub zgłoszeniu zostaną poinformowani pracownicy, których one dotyczą?
Czy mój szef może mieć wgląd do mojego zapytania lub zgłoszenia, jeśli będzie nalegał?
Nie.
Zarówno pierwszy odbiorca Twojego zapytania lub zgłoszenia oraz jednostki firmy ewentualnie zaangażowane w dalsze opracowanie sprawy są zobowiązane do poufności. Wgląd do zapytania, zgłoszenia lub związanych z nim wyników poszukiwania mogą mieć wyłącznie osoby, którym powierzono opracowania sprawy.
Czy mam się liczyć z dochodzeniem z powodu mojego zapytania lub mojego zgłoszenia?
Tak.
Firma jest zobowiązana do zbadania wszystkich domniemanych naruszeń zgodności we właściwy sposób. W związku z tym w przypadku zgłoszeń niewłaściwego zachowania, słabych punktów lub możliwości ulepszenia, lub zapytań do skonsultowania, zostaną podjęte wymagane kontrole. W przeciwnym razie Twoje zgłoszenie pójdzie na marne.
Jeśli podasz dane dotyczące stanu faktycznego lub załączysz dokumenty do Twojego doniesienia, powinieneś mieć świadomość, że może to ostatecznie doprowadzić do ujawnienia Twojej tożsamości.
Czy strony trzecie, takie jak np. zewnętrzne organy dochodzeniowe, mają wgląd do mojego zapytania lub zgłoszenia lub wyniku dalszego dochodzenia?
Tak.
Organy państwowe w ramach swoich uprawnień dochodzeniowych mają dostęp do wszystkich informacji dostępnych w firmie. W ramach postępowania śledczego opartego na wyrokach sądowych mogą żądać wydania pełnej dokumentacji, która jest dostępna w firmie i dotyczy określonego incydentu, a także mogą przeprowadzić przeszukanie. Firma może zapobiec takim nakazom zajęcia lub przeszukaniu, przekazując odpowiednie dokumenty.
Obejmuje to również informacje dostępne w systemie zgłaszania nieprawidłowości na temat konkretnego procesu.