Informations générales pour les lanceurs d’alerte
Tous les lanceurs d’alerte sont vivement encouragés à s’entretenir avec leur supérieur hiérarchique ou l’organisation de la conformité de BayWa s’ils ne comprennent pas bien les règles en vigueur, s’ils ont des questions à leur sujet ou s’ils remarquent qu’une personne se comporte de manière inadéquate ou malhonnête dans le cadre de son travail pour notre entreprise ou l’un de nos partenaires commerciaux. Cela permet en effet d’éviter que de petits problèmes ne prennent des proportions démesurées. Les questions et les informations adressées au supérieur hiérarchique ou l’organisation de la conformité de BayWa doivent en principe être réalisées en toute transparence.
Interlocuteur
Vous souhaitez entrer personnellement en contact avec nous ou vous avez des questions concernant la conformité et des remarques relatives à d’éventuelles violations de conformité ? Nous nous tenons à votre disposition :
Contact direct avec la conformité d'entreprise de BayWa AG
Quel objectif voulons-nous atteindre avec le système de lanceur d’alerte ?
Nous privilégions une communication transparente. Nos dirigeants constituent le premier interlocuteur à cette fin. Toutefois, les lanceurs d’alerte peuvent également contacter l’organisation de la conformité de BayWa pour poser des questions ou faire des alertes à tout moment. Si ces derniers ne souhaitent pas divulguer leur identité, nous acceptons aussi les questions ou les alertes anonymes.
Nous donnons suite à toutes les alertes et nous ne tolérons aucune discrimination à l’encontre des personnes qui nous en font part. Cela s’applique également dans le cas où les alertes sont infondées après un examen plus approfondi, sauf si celles-ci ont été faites de manière diffamatoire. Cependant, il n’existe aucune possibilité technique de vous identifier, sauf si vos informations ne permettent pas, elles-mêmes, de vous identifier.
Dans quel but les lanceurs d’alerte peuvent-ils utiliser le système de lanceur d’alerte ?
Les lanceurs d’alerte peuvent utiliser le système de lanceur d’alerte en ligne pour adresser à l’entreprise
- des requêtes concernant les directives et les questions en matière de conformité
- pour donner des informations sur des faits qui mettent en évidence d’éventuelles infractions aux règles ou des actes de malhonnêteté (par exemple, corruption, violation des droits de l'homme ou des réglementations environnementales) commis par l’entreprise ou par ses collaborateurs, ainsi que des faiblesses dans le processus, des domaines à risque auparavant non identifiés ou des possibilités d’amélioration.
Pourquoi le système peut-il être utilisé aussi bien en cas de requêtes que d’alertes ?
Notre intégrité et honnêteté concernent tout le monde. Dans les cas extrêmes, les violations de réglementation et les comportements malhonnêtes peuvent mettre en péril toute l’entreprise ou les différents postes de travail. C’est pourquoi tous les collaborateurs sont tenus de garder les yeux ouverts, d’aborder les anomalies indiquant une violation de réglementation ou un comportement malhonnête et de demander conseil en cas d’incertitudes relatives à son propre comportement ou à celui de ses collègues.
Notre objectif consiste à détecter à temps les problèmes afin de pouvoir mettre en place les mesures nécessaires pour améliorer la situation. Le moyen et la forme par lesquels les informations nous parviennent n’ont peu d’importance. Par conséquent, une question peut également indiquer qu’il serait nécessaire de procéder à des améliorations.
Qu’advient-il de ma requête ou de mon alerte ?
Votre requête ou alerte sera dans un premier temps reçue par l’organisation de la conformité de BayWa (« gestionnaire du dossier »).
Le gestionnaire du dossier évaluera d’abord,
- s’il s’agit d’une demande de conseil à laquelle il est possible de répondre immédiatement et de vous fournir une réponse adéquate par le moyen de communication de votre choix. Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire que le gestionnaire du dossier pose des questions complémentaires afin de bien comprendre votre question et d’y répondre.
- s’il s’agit d’une alerte sur un éventuel acte répréhensible, de faiblesses ou de possibilités d’amélioration qui nécessitent une enquête plus approfondie, le gestionnaire du dossier prendra des mesures supplémentaires conformes aux procédures de l’entreprise.
Veuillez noter que, dans certains pays, la réception et le traitement d'informations anonymes ne sont autorisés que s'ils concernent, notamment, des informations relatives à des violations des contrôles comptables internes, à la corruption, au droit de la concurrence ou à des violations des droits de l'homme et des préoccupations environnementales (ce que l'on appelle les « facteurs durs »). Si vous disposez d'informations sur des questions plus simples ou sur ce que l'on appelle des « facteurs doux », il n'est généralement pas possible de traiter une dénonciation anonyme.
Comment suis-je protégé(e) lorsque je soumets une alerte ou une requête ?
L'échange d'informations via le système de lancement d'alerte se fait entièrement sous forme cryptée. Il n'est pas possible pour les personnes non autorisées de visualiser le contenu.
Tout d'abord, vous pouvez choisir de rester anonyme ou de fournir vos coordonnées lorsque vous posez une question ou soumettez un conseil. Si vous choisissez de rester anonyme, il n'y a aucun moyen de vous identifier, à moins que les informations que vous fournissez ne permettent de remonter jusqu'à vous.
Si vous souhaitez une réponse personnelle, veuillez indiquer vos coordonnées, nom, numéro de téléphone, adresse électronique et fonction dans l'entreprise dans le texte de votre demande. Vos données personnelles seront ensuite communiquées au service de la société qui traite votre demande. Nous traiterons vos coordonnées de manière confidentielle, dans la mesure où cela est légalement possible.
Comment puis-je obtenir des réponses ou des informations sur l’issue de la procédure ?
Si vous souhaitez recevoir une réponse à votre question ou note sans révéler votre identité, cochez la case « "Autoriser la réponse »" dans le masque de saisie. Le système attribuera un « " token » " lié à la transaction à votre demande. Il vous sera également demandé de définir un mot de passe. La réponse à votre question ou à votre conseil sera placée dans une « "boîte aux lettres numérique »", à laquelle vous pourrez accéder ultérieurement avec votre mot de passe et le " « token de transaction » ". Si vous perdez ces données d'accès, vous ne pourrez plus accéder à la boîte aux lettres. Dans ce cas, vous devrez saisir une nouvelle référence.
Le gestionnaire du dossier vous informera de la suite de la procédure après vérification, si cela est possible. Si vous ne sélectionnez pas le champ « "Autoriser la consultation »", il ne sera pas possible de vous informer.
Ai-je également la possibilité de joindre des photos ou des fichiers à un alerte ?
Oui, vous avez la possibilité de joindre des fichiers ou des photos à une requête ou une alerte.
Notez que les fichiers et les photos contiennent en règle générale des données cachées (les métadonnées) contenant des informations relatives au créateur du fichier ou, pour les photos, les coordonnées du lieu où la photo a été prise. Si vous souhaitez protéger votre anonymat, vous devriez effacer ces métadonnées. Si vous avez besoin d’aide, vous trouverez des instructions simples à comprendre sur Internet.
Est-ce que je reçois un accusé de réception ?
Que dois-je faire si je veux un entretien personnel ?
Si vous souhaitez un entretien personnel, veuillez cocher les cases « Entretien personnel souhaité » et « Autoriser une demande de précisions » afin que le gestionnaire du dossier puisse vous contacter pour coordonner les détails. Veuillez décrire brièvement dans le champ de saisie où et de quelle manière un entretien personnel vous serait envisageable avec le professionnel.
Que faire si ma question ou mon alerte concerne un fait pour lequel j’ai moi-même enfreint des règles ou agi avec malhonnêteté ?
Si votre question ou vos alertes sur la découverte d’une violation des règles qui vous est imputable devaient vous conduire à vous incriminer, cela ne vous protège pas des mesures en vertu du droit du travail ou, dans le cas échéant, des conséquences pénales. Lors de la prise de décision, on peut toutefois tenir compte de la contribution que la personne a apportée à l’éclaircissement des violations de ces règles et également à la prévention d’autres risques par ses propres informations.
Est-ce que ma requête ou mon alerte sera conservée ?
Oui.
Le système de lanceur d’alerte enregistre les informations que vous fournissez, ainsi qu’une évaluation de la division concernée et de l’importance du signalement. En outre, le système stocke également vos communications via la « boîte aux lettres numérique », les notes relatives au traitement du gestionnaire du dossier et de toute autre mesure prise ou conclusion tirée dans le cadre du traitement.
Dans la mesure où des données personnelles sont traitées, elles le sont uniquement dans le cadre des dispositions relatives à la protection des données. Une transmission automatisée des données stockées n’est pas prévue et n’a pas lieu sur le plan technique.
Est-ce que les collaborateurs concernés seront informés de ma requête ou de mon alerte ?
Mon chef peut-il avoir accès à ma requête ou mon alerte s’il insiste ?
Non.
Les destinataires de votre requête ou de votre alerte et les départements invoqués dans le traitement du dossier sont soumis à la confidentialité. Cela sous-entend qu’aucune personne, non mandatée dans le cadre du traitement du dossier, n’est autorisée à avoir accès à la requête, à l’alerte ou aux résultats de l’enquête.
Dois-je m’attendre à faire l’objet d’une enquête à la suite de ma requête ou de mon alerte ?
Oui.
L’entreprise est tenue d´enquêter sur toutes les violations présumées de la conformité, et cela, de manière appropriée. Par conséquent, s’il existe des signalements d’actes répréhensibles, de faiblesses ou de possibilités d’amélioration, y compris des demandes de conseils dans le cas échéant, les vérifications nécessaires seront effectuées. Sinon, votre alerte ne servirait à rien.
Par conséquent, si vous fournissez des détails supplémentaires sur le fait ou joignez des documents à votre communication, sachez que cela pourra entraîner la divulgation de votre identité.
Des tiers, voire par exemple des autorités d’enquête externes, peuvent-ils avoir accès à ma requête, à mon alerte ou au résultat d’investigations ultérieures ?
Oui.
Les autorités étatiques ont accès à toutes les informations détenues par l’entreprise dans le cadre de leurs pouvoirs d’investigation. Dans le cadre d’une procédure d’enquête, ces autorités peuvent exiger, sur la base de décisions judiciaires, la remise de tous les documents en possession de l’entreprise et relatifs à un incident spécifique. Elles peuvent également procéder à des perquisitions. L’entreprise peut éviter ce type d’ordonnances de saisie ou de perquisitions en remettant les documents les plus pertinents.
Cela inclut également les informations disponibles dans le système de lanceur d’alerte concernant un dossier particulier.