Nos filiales utilisent notre système de lanceur d’alerte en tant que cellule de signalement interne commune, et nos filiales avec plus de 250 collaborateurs à leur actif ont mandaté la société-mère pour qu’elle mette à leur disposition ce système de lanceur d’alerte. Des réglementations internes permettent de garantir la confidentialité des alertes adressées aux filiales en question.
Informations générales pour les lanceurs d’alerte
Tous les employés sont vivement encouragés à s’entretenir avec leur cadre responsable ou l’organisme en charge de la conformité de BayWa s’ils ne comprennent pas bien les règles en vigueur, s’ils ont des questions à leur sujet ou s’ils remarquent qu’une personne se comporte de manière inadéquate ou malhonnête dans le cadre de son travail pour notre entreprise ou l’un de nos partenaires commerciaux. Cela permet en effet d’éviter que de petits problèmes ne prennent des proportions démesurées. Les questions et les informations destinées au cadre responsable ou à l’organisme responsable de la conformité de BayWa doivent en principe être adressées en toute transparence.
Ce système de lanceur d’alerte constitue également la procédure de réclamation de la loi allemande sur les obligations de vigilance de la chaîne d’approvisionnement (dénommée « LkSG »). Il est conçu pour permettre aux individus de signaler des risques relevant des Droits de l’Homme ou environnementaux ainsi que des violations des Droits de l’Homme ou des obligations environnementales provoqués par les agissements économiques de notre entreprise dans son propre secteur d’activités ou d’un fournisseur direct ou indirect de notre entreprise.
Interlocuteur
Vous souhaitez entrer personnellement en contact avec nous ou vous avez des questions concernant la conformité et des remarques relatives à d’éventuelles violations de conformité ? Nous nous tenons à votre disposition.
Nous attirons votre attention sur le fait que nous ne saurions assurer une confidentialité intégrale en cas de prise de contact directe.
Contact direct avec la conformité d'entreprise de BayWa AG
Quel objectif voulons-nous atteindre avec le système de lanceur d’alerte ?
Nous privilégions une communication transparente. Nos dirigeants constituent le premier interlocuteur à cette fin. Toutefois, les employés peuvent également contacter l’organisme responsable de la conformité de BayWa pour poser des questions ou faire des alertes à tout moment.
Si le lanceur d’alerte ne souhaite pas divulguer son identité, nous acceptons aussi les questions ou les alertes anonymes.
Nous donnons suite à toutes les alertes et nous ne tolérons aucune discrimination à l’encontre des personnes qui nous en font part. Cela s’applique également dans le cas où les alertes sont infondées après un examen plus approfondi, sauf si celles-ci contiennent des informations erronées et diffamatoires. En transmettant une alerte anonyme, il n’existe aucune possibilité technique de vous identifier, sauf si vos informations permettent elles-mêmes de vous identifier.
Dans quel but les employés, les fournisseurs et les personnes concernées de notre chaîne d’approvisionnement/de valeurs peuvent-ils utiliser le système de lanceur d’alerte ?
Le lanceur d’alerte peut utiliser le système de lanceur d’alerte en ligne pour adresser à l’entreprise :
- des requêtes concernant les directives et des questions en matière de conformité
- des informations sur des faits qui mettent en évidence d’éventuelles infractions aux règles ou des actes de malhonnêteté (par ex. des actes de corruption, de violation des droits de l’Homme ou ayant rapport à la législation environnementale) commis par l’entreprise ou par ses collaborateurs, ainsi que des faiblesses dans le processus, des domaines à risque auparavant non identifiés ou des possibilités d’amélioration.
- des informations relatives à des risques environnementaux ou relevant des Droits de l’Homme ainsi que des violations des Droits de l’Homme ou des obligations environnementales au sein de notre chaîne d’approvisionnement.
Pourquoi le système peut-il être utilisé aussi bien en cas de requêtes que d’alertes ?
Notre intégrité et honnêteté concernent tout le monde. Dans les cas extrêmes, les violations de réglementation et les comportements malhonnêtes peuvent mettre en péril toute l’entreprise ou les différents postes de travail. C’est pourquoi tous les collaborateurs sont tenus de garder les yeux ouverts, d’aborder les anomalies indiquant une violation de réglementation ou un comportement malhonnête et de demander conseil en cas d’incertitudes relatives à son propre comportement ou à celui de ses collègues.
Notre objectif consiste à détecter à temps les problèmes afin de pouvoir mettre en place les mesures nécessaires pour améliorer la situation. Le moyen et la forme par lesquels les informations nous parviennent n’ont peu d’importance. Par conséquent, une question peut également indiquer qu’il serait nécessaire de procéder à des améliorations.
Qu’advient-il de ma requête ou de mon alerte ?
Votre requête ou alerte sera, dans un premier temps, reçue par le département Corporate Compliance (« la personne en charge du dossier »).
La personne en charge du dossier évaluera d’abord :
- s’il s’agit d’une demande de conseil à laquelle il est possible de répondre immédiatement et de vous fournir une réponse adéquate par le moyen de communication de votre choix. Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire que la personne en charge du dossier pose des questions complémentaires afin de bien comprendre votre question et d’y répondre.
- s’il s’agit d’une alerte sur un éventuel acte répréhensible, de faiblesses ou de possibilités d’amélioration qui nécessitent une enquête plus approfondie, la personne en charge du dossier prendra des mesures supplémentaires conformes aux procédures de l’entreprise.
Comment suis-je protégé(e) lorsque je soumets une alerte ou une requête ?
L’échange d’informations via le système de lanceur d’alerte se fait entièrement sous forme chiffrée. Toute consultation du contenu par des personnes non autorisées est exclue.
Tout d’abord, vous pouvez choisir de rester anonyme ou de fournir vos coordonnées lorsque vous soumettez votre question ou alerte. Si vous optez pour l’anonymat, il n’y a aucun moyen de vous identifier, à moins que vos informations ne vous identifient elles-mêmes.
Le lanceur d’alerte est soumis aux réglementations spéciales de protection de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte, à condition que le lanceur d’alerte ait eu, au moment du signalement, des raisons suffisantes de croire que les informations communiquées étaient véridiques et que ces informations concernaient des violations relevant du champ d’application de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte (délits, certaines infractions) ou que le lanceur d’alerte ait eu, au moment du signalement, des raisons suffisantes de croire que tel était le cas.
Le lanceur d’alerte ne bénéficie d’aucune protection si l’alerte contient des informations erronées intentionnellement ou par négligence grave (fausse alerte). Dans ce cas, le lanceur d’alerte est tenu de réparer le préjudice subi (art. 38 de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte).
Comment puis-je communiquer avec la personne en charge du dossier ou obtenir des informations sur l’issue de la procédure ?
Si vous souhaitez recevoir une réponse à votre question ou alerte sans révéler votre identité, cochez la case « Autoriser les demandes de précisions » dans le champ de saisie. Le système attribuera un « jeton » en lien avec le processus de votre requête. Il vous sera également demandé de définir un mot de passe. La réponse à votre question ou alerte sera communiquée numériquement, de sorte que vous pourrez y accéder avec votre mot de passe et le « jeton du processus ». Si vous perdez ces identifiants, l’accès vous sera refusé. Dans ce cas, vous devrez saisir une nouvelle alerte.
La personne en charge du dossier vous informera de la suite de la procédure après l’examen, si cela est autorisé dans le cadre légal. Si vous ne cochez pas la case « Autoriser les demandes de précisions », il ne sera pas possible de vous en informer.
Ai-je également la possibilité de joindre des photos ou des fichiers à un alerte ?
Oui, vous avez la possibilité de joindre des fichiers ou des photos à une requête ou une alerte. Pour des raisons de sécurité, seuls certains formats de fichiers sont autorisés (PDF ou formats photos).
Notez que les fichiers et les photos contiennent en règle générale des données cachées (les métadonnées) contenant des informations relatives au créateur du fichier ou, pour les photos, les coordonnées du lieu où la photo a été prise. Si vous souhaitez protéger votre anonymat, vous devriez effacer ces métadonnées. Si vous avez besoin d’aide, vous trouverez des instructions simples à comprendre sur Internet.
Est-ce que je reçois un accusé de réception ?
Que dois-je faire si je veux un entretien personnel ?
Si vous souhaitez un entretien personnel, veuillez cocher les cases « Entretien personnel souhaité » et « Autoriser une demande de précisions » afin que le gestionnaire du dossier puisse vous contacter pour coordonner les détails. Veuillez décrire brièvement dans le champ de saisie où et de quelle manière un entretien personnel vous serait envisageable avec le professionnel.
Que faire si ma question ou mon alerte concerne un fait pour lequel j’ai moi-même enfreint des règles ou agi avec malhonnêteté ?
Si votre question ou vos alertes sur la découverte d’une violation des règles qui vous est imputable devaient vous conduire à vous incriminer, cela ne vous protège pas des mesures en vertu du droit du travail ou, dans le cas échéant, des conséquences pénales. Lors de la prise de décision, on peut toutefois tenir compte de la contribution que la personne a apportée à l’éclaircissement des violations de ces règles et également à la prévention d’autres risques par ses propres informations.
Est-ce que ma requête ou mon alerte sera conservée ?
Oui.
Le système de lanceur d’alerte enregistre les informations que vous fournissez, ainsi qu’une évaluation de la division concernée et de l’importance du signalement. En outre, le système stocke également vos communications via la « boîte aux lettres numérique », les notes relatives au traitement du gestionnaire du dossier et de toute autre mesure prise ou conclusion tirée dans le cadre du traitement.
Dans la mesure où des données personnelles sont traitées, elles le sont uniquement dans le cadre des dispositions relatives à la protection des données. Une transmission automatisée des données stockées n’est pas prévue et n’a pas lieu sur le plan technique.
Est-ce que les employés concernés seront informés de ma requête ou de mon alerte ?
Mon cadre responsable peut-il avoir accès à ma requête ou mon alerte s’il insiste ?
Non.
La personne en charge du dossier et qui traite votre requête ou votre alerte ainsi que les départements de l’entreprise éventuellement mandaté pour reprendre le dossier sont tenus au secret professionnel. Cela sous-entend qu’aucune personne, non mandatée dans le cadre du traitement du dossier, n’est autorisée à avoir accès à la requête, à l’alerte ou aux résultats de l’enquête.
Dois-je m’attendre à faire l’objet d’une enquête à la suite de ma requête ou de mon alerte ?
Oui.
L’entreprise est tenue d´enquêter sur toutes les violations présumées de la conformité, et cela, de manière appropriée. Par conséquent, s’il existe des signalements d’actes répréhensibles, de faiblesses ou de possibilités d’amélioration, y compris des demandes de conseils dans le cas échéant, les vérifications nécessaires seront effectuées. Sinon, votre alerte ne servirait à rien.
Par conséquent, si vous fournissez des détails supplémentaires sur le fait ou joignez des documents à votre communication, sachez que cela pourra entraîner la divulgation de votre identité.
Des tiers, voire par exemple des autorités d’enquête externes, peuvent-ils avoir accès à ma requête, à mon alerte ou au résultat d’investigations ultérieures ?
Oui.
Les autorités étatiques ont accès à toutes les informations détenues par l’entreprise dans le cadre de leurs pouvoirs d’investigation. Dans le cadre d’une procédure d’enquête, ces autorités peuvent exiger, sur la base de décisions judiciaires, la remise de tous les documents en possession de l’entreprise et relatifs à un incident spécifique. Elles peuvent également procéder à des perquisitions. L’entreprise peut éviter ce type d’ordonnances de saisie ou de perquisitions en remettant les documents les plus pertinents.
Cela inclut également les informations disponibles dans le système de lanceur d’alerte concernant un dossier particulier.
Quel est le rapport aux « cellules de signalement externes » ?
Les personnes, ayant l’intention de communiquer des informations relatives à une violation contre les réglementations contenues dans la loi sur la protection des lanceurs d’alerte, peuvent choisir de s’adresser à la cellule de signalement interne à l’entreprise (à savoir ce système de lanceur d’alerte) ou à une celle de signalement externe. L’État fédéral a mis en place une cellule de signalement externe auprès de l’Office fédéral de la justice.
Dans le cas où une violation signalée en interne ne pourrait pas être éclaircie, le lanceur d’alerte est libre de s’adresser à la cellule de signalement externe.
Afin que le traitement de l’alerte puisse, cependant, suivre son cours sans délai, nous vous prions de bien vouloir vous adresser dans un premier temps à la cellule de signalement interne.